Rekryteringsguiden del 1: brister och tillvägagångssätt
En rekryteringsprocess kan se tydlig ut på papperet. Stegen finns där, rollerna är fördelade och planen verkar rimlig. Ändå blir utfallet inte alltid som tänkt. Kandidater faller bort, beslut drar ut på tiden och rekryteringar behöver ibland göras om. Vad är det som gör att en process som verkar genomarbetad inte håller hela vägen?
Första delen i Lernias rekryteringsguide
Detta är första delen i Lernias rekryteringsguide, där vi går igenom hela processen från behovsanalys till uppföljning, med fokus på vad som faktiskt påverkar utfallet.
Så fungerar en rekryteringsprocess
De flesta organisationer har i dag någon form av rekryteringsprocess. Den kan vara mer eller mindre standardiserad, men stegen ser ofta liknande ut.
I den här serien fördjupar vi oss i varje steg:
behovsanalys och kravprofil
attrahera kandidater
urval och screening
intervjuer i rekrytering
referenstagning och beslut
onboarding och uppföljning
Vi utgår också från ett kompetensbaserat synsätt, där kandidater bedöms mot de kompetenser som är viktigast för rollen. Det minskar risken för subjektiva tolkningar och gör kravprofilen till ett stöd genom hela processen.
Men en rekryteringsprocess blir inte träffsäker bara för att stegen finns på plats. Det avgörande är hur väl de hänger ihop. Om kravprofilen säger en sak, annonsen signalerar något annat och intervjuerna styrs av nya intryck längs vägen, blir processen snabbt svårare att hålla ihop.
Det är här många rekryteringar börjar tappa kvalitet, även när arbetet från början ser strukturerat ut.
Rekrytering handlar inte längre bara om att välja bland kandidater.
Varför rekrytering har blivit svårare
Rekrytering påverkas av en arbetsmarknad där tillgången på rätt kompetens inte alltid matchar företagens behov. Arbetsförmedlingen beskriver i en analys från 2025 hur många arbetslösa saknar den kompetens som arbetsgivare efterfrågar, vilket skapar rekryteringsproblem trots att det finns personer som söker arbete. Svenskt Näringslivs Rekryteringsenkäten 2025/2026 visar samtidigt att två av tre företag har svårt att hitta rätt kompetens och att vart fjärde rekryteringsförsök misslyckas.
Det gör att rekrytering inte längre bara handlar om att välja bland kandidater. Ofta handlar det om att förstå vilka krav som är avgörande, vilka delar som går att utveckla över tid och vilken potential som faktiskt är relevant för rollen.
Det skiftet ställer högre krav på processen. Den behöver hjälpa organisationen att prioritera, inte bara administrera.
När processen finns men besluten ändå blir svåra
En rekrytering tappar sällan riktning direkt. I början finns ofta en samsyn kring behovet. Rollen är definierad, tidsplanen känns rimlig och alla är överens om att det behövs en ny person på plats.
Sedan kommer kandidaterna in.
Då blir bilden ofta mer komplex. En kandidat har rätt erfarenhet, en annan visar större potential och en tredje verkar passa väl in i teamet. Om det inte är tydligt vad som ska väga tyngst blir jämförelsen svår. Det är också då risken ökar att processen börjar styras mer av intryck än av gemensamma kriterier.
“Det är först när kandidater ska jämföras som det blir tydligt om processen håller. Om kriterierna inte är tillräckligt tydliga från början börjar bedömningarna spreta, och då tappar rekryteringen snabbt riktning,” säger David Izquierdo, chef för Lernias Talent Acquisition Center.
“Det svåra är sällan att se om en kandidat är bra. Det svåra är att hålla fast vid vilken kompetens som rollen faktiskt kräver. Om de prioriteringarna börjar ändras sent i processen blir beslutet både svårare och mindre träffsäkert,” säger David Izquierdo, chef för Lernias Talent Acquisition.
Där rekryteringsprocessen oftast brister
De största problemen uppstår sällan i ett enskilt moment. Det handlar oftare om att kopplingen mellan momenten blir för svag. Kravprofilen används inte fullt ut i urvalet. Intervjuerna rör sig bort från det som var viktigast från början. Referenstagningen blir en bekräftelse på den bild man redan har, snarare än ett sätt att förstå det som fortfarande är oklart.
Varje del kan fungera bra var för sig. Men om de inte bygger på samma grund blir helheten osäker. Det är också här många organisationer förlorar tid. Diskussioner behöver tas om, fler personer involveras och kandidater jämförs på grunder som inte var tydliga från början. Under tiden kan de mest relevanta kandidaterna hinna gå vidare till andra alternativ.
En effektiv rekryteringsprocess hjälper dig att prioritera
En bra rekryteringsprocess är inte nödvändigtvis mer omfattande. Den är tydligare.
Den hjälper er att avgöra vad rollen faktiskt kräver, vad som är viktigast från start och vad som kan utvecklas efter anställning. Den gör också att kandidater kan jämföras på ett mer konsekvent sätt, även när de är starka på olika sätt.
Det blir särskilt viktigt när arbetsmarknaden förändras. World Economic Forum lyfter i Future of Jobs Report 2025 fram analytiskt tänkande, kreativt tänkande, förmåga att hantera förändring och förmåga att anpassa sig som kompetenser som både är centrala i dag och väntas bli viktigare framåt. Rapporten pekar också på att nyfikenhet och viljan att lära nytt ökar i betydelse.
Då räcker det inte att fråga vem som matchar kravprofilen bäst på papperet. Frågan blir också vem som har bäst förutsättningar att lyckas i den miljö, det tempo och den riktning som rollen kräver.
Från enskild rekrytering till kompetensförsörjning
När rekrytering fungerar som bäst blir den inte bara ett sätt att tillsätta en roll. Den blir en del av företagets långsiktiga kompetensförsörjning.
Det innebär att varje rekrytering behöver kopplas till en större fråga: vilken kompetens behöver organisationen nu, och vilken kompetens behöver byggas framåt?
För en HR-chef kan det handla om att skapa mer konsekventa arbetssätt. För en produktionschef kan det handla om att snabbt få in rätt personer utan att tumma på kvaliteten. För en vd eller platschef kan det handla om att säkra kapacitet, minska sårbarhet och undvika att felrekryteringar bromsar verksamheten.
Det är därför rekryteringsprocessen behöver vara mer än en följd av steg. Den behöver fungera som ett beslutsstöd.
Så får du bättre träff i din rekryteringsprocess
Vill du förbättra utfallet i dina rekryteringar är det sällan i slutet du ska börja. De flesta problem som märks sent i processen har uppstått tidigare.
Börja med att ställa tre frågor:
Är det tydligt vad rollen faktiskt ska åstadkomma?
Finns det en gemensam bild av vad som är viktigast?
Används den bilden genom hela processen?
Om svaret är oklart finns det ofta mer att hämta i hur arbetet sätts upp från början, snarare än i hur det avslutas.
Ställ tre viktiga frågor för att få bättre träff i rekryteringsprocessen.
Nästa steg i rekryteringsprocessen
När rekryteringar inte ger rätt utfall går det ofta att spåra tillbaka till en punkt där riktningen blev otydlig.
I nästa del går vi igenom hur du arbetar med behovsanalys och kravprofil för att skapa en tydlig grund redan från start.
Mer inom Rekrytera personal
Rekrytera personal
Industrin förändras snabbare än många kravprofiler
Operatören är fortfarande operatör. Lagerarbetaren är fortfarande lagerarbetare. Men vad de faktiskt gör under ett skift ser annorlunda ut än för bara fem år sedan. Ändå rekryterar många företag fortfarande utifrån gamla behov och arbetssätt. Lernias Cicci Arvidsson har arbetat med industribemanning i tolv år och sett förändringen på nära håll. Rekryterar du yrkesarbetare? Då är det här värt att känna till.
Rekrytera personal
AI i rekrytering – vad ska automatiseras?
AI har snabbt blivit ett självklart inslag i rekryteringsprocessen. Tekniken utlovas göra rekryteringen smartare och mer effektiv. Och det stämmer. Men inte alltid på det sätt många tror. I den här artikeln går vi bortom AI-hypen och HR-teorin för att istället utgå från operativa erfarenheter av rekrytering i stor skala. Var fungerar AI faktiskt bäst i rekryteringsprocessen, och vilka delar kräver fortfarande mänskligt omdöme?
Rekrytera personal
Kompetensbaserad rekrytering
Dags att rekrytera personal igen? Att lyckas med rekryteringen och hitta rätt person är inte alltid enkelt och det är lätt att låta magkänslan få styra, ibland helt omedvetet. Genom att använda sig av systematiska och faktabaserade rekryteringsprocesser minimerar du risken att gå fel. En populär rekryteringsmetod är den som kallas för Kompetensbaserad rekrytering. Men vad innebär den metoden och hur kan du som chef eller rekryterare dra nytta av den för att hitta rätt kandidater för ditt företag?
Du kanske också är intresserad av
Bemanningstips
Webbinar: Kompetensbrist i en tillväxtbransch
När efterfrågan ökar behöver företag kunna växla upp. Produktionen ska öka, leveranser ska klaras och nya affärsmöjligheter tas tillvara. Men vad händer när behovet av kompetens växer snabbare än tillgången?
Bemanningstips
Navigera den nya 24-månadersregeln rätt
Upplever du att 24-månadersregeln är svårnavigerad? Oroa dig inte – vi har samlat de viktigaste tipsen för dig som hyr in personal! Med vår hjälp får du full koll på inhyrningstider, anställningserbjudande, ersättning och allt annat du behöver veta för att följa lagen. På Lernia erbjuder vi dessutom smarta verktyg där du själv kan följa dina konsulters inhyrningstid.
Guider
Guide: Så kommer ni igång med ert employer branding-arbete i 7 steg
Har ni en employer branding-strategi på plats? Alla organisationer har ett employer brand som beskriver hur de vill uppfattas som arbetsgivare. Att bygga ett starkt employer brand är inte bara viktigt för att attrahera rätt talanger utan även för att behålla nöjda medarbetare. I den här guiden går vi igenom i 7 tydliga steg hur ni kan komma igång med ert employer branding-arbete.