Referenstagning och beslut: så väljer du rätt kandidat

När intervjuerna är genomförda borde bilden av kandidaterna vara tydlig. Ofta är det nu osäkerheten blir mer konkret.

Någon kandidat har längre erfarenhet. En annan visar större potential. En tredje upplevs som trygg i teamet och nära verksamhetens arbetssätt. I det läget handlar beslutet sällan om att hitta en bra kandidat. Det handlar om att avgöra vilken kandidat som är mest relevant utifrån det rollen faktiskt kräver.

Här kan rekryteringen börja tappa tempo. Diskussionerna blir längre, fler perspektiv vägs in och nya frågor dyker upp sent i processen. I vissa fall skjuts beslutet fram. I andra väljer organisationen det alternativ som känns minst riskfyllt, snarare än det som bäst matchar behovet.

Därför behöver slutskedet inte fler allmänna omdömen. Det behöver tydligare prövning av det som fortfarande är oklart.

I många rekryteringar ger referenstagningen mindre än man hoppats på. Det beror sällan på att referenserna inte vill svara. Oftare handlar det om hur samtalet förbereds och genomförs.

Det finns också en naturlig begränsning i att kandidater själva väljer vilka referenser som lämnas. Bilden är därför ofta positiv redan från början. Det gör inte referenserna oviktiga, men det ställer högre krav på frågorna.

Vanliga orsaker till att referenstagningen tappar värde är att:

• frågorna blir för generella

• svaren inte kopplas till rollen

• det som fortfarande är oklart efter intervjun inte följs upp

• samtalet används för att bekräfta tidigare intryck

• svaren inte dokumenteras på ett sätt som går att använda i beslutet

Därför använder många större organisationer och rekryteringsaktörer i dag strukturerade referensmallar, ofta anpassade efter yrkesroll eller kompetensprofil. Det gör det lättare att ställa frågor om rätt saker, dokumentera svaren och jämföra dem på ett mer konsekvent sätt.

När strukturen saknas kan referenstagningen ge en känsla av trygghet, men fortfarande bidra för lite till själva beslutet.

För att få bättre värde av referenserna behöver frågorna gå bortom det allmänna. De ska inte bara ge ett omdöme om kandidaten, utan pröva sådant som har betydelse för rollen.

Utgångspunkten bör vara det som kommit fram tidigare i processen. Finns det något i intervjun som behöver fördjupas? Någon styrka som behöver förstås bättre? Någon risk som behöver prövas innan beslutet fattas?

En noggrann referenstagning bör bygga på referenser som faktiskt kan uttala sig om kandidatens ansvar, arbetssätt och resultat i tidigare roller. Det gör samtalet mer användbart än om referensen bara ger en allmän bild av personen.

Exempel på frågor som ofta ger mer vägledning är:

• Hur såg kandidatens ansvar ut i arbetet?

• Kan du beskriva en situation som blev utmanande och hur personen hanterade den?

• Vad fungerade särskilt bra i samarbetet?

• Vilka delar krävde mest stöd eller uppföljning?

• Finns det något du själv hade velat veta innan du anställde eller arbetade nära personen?

Frågorna behöver ställas med respekt för både kandidaten och referensen. Målet är inte att leta fel. Målet är att förstå vad som faktiskt har betydelse för beslutet.

“Referenstagning gör störst skillnad när den används för att förstå det som fortfarande är oklart. Annars blir den ofta en bekräftelse på det man redan tror sig veta,” säger David Izquierdo, chef för Lernias Talent Acquisition Center.

När svaren blir konkreta blir det också lättare att använda dem på rätt sätt. Inte som en lösryckt magkänsla, utan som en del av den samlade bedömningen.

Det som ofta gör beslutet svårt är inte att information saknas. Utmaningen ligger i att kandidaterna är starka på olika sätt.

En kandidat kan ha rätt erfarenhet från början. En annan kan ha större utvecklingspotential. En tredje kan passa särskilt väl i teamets arbetssätt eller bidra med kompetens som blir viktig längre fram.

I de lägena behöver diskussionen tillbaka till de prioriteringar som sattes tidigare i processen. Vad var avgörande från start? Vad kunde utvecklas över tid? Vilka risker är rimliga att hantera, och vilka blir för stora i just den här rollen?

Det är lätt att börja väga in nya saker sent i processen. Någon gör ett starkt intryck. Någon känns tryggare. Någon har en erfarenhet som inte fanns med i kravprofilen men som ändå lockar. Sådana perspektiv kan vara relevanta, men de behöver prövas mot behovet, inte ta över beslutet.

Annars blir valet svårt att motivera när rekryteringen ska följas upp.

Ett bra rekryteringsbeslut tar inte bort all osäkerhet. Det gör osäkerheten synlig och hanterbar.

Inför det slutliga valet bör samma frågor ligga på bordet för alla slutkandidater. Vilka krav uppfyller kandidaten tydligt? Vilka delar är fortfarande osäkra? Vilket stöd skulle behövas vid start? Och vilken kandidat matchar det viktigaste behovet bäst?

I vissa roller kan även bakgrundskontroller vara en relevant del av beslutsunderlaget, om rollen, regelverket eller verksamhetens krav gör det nödvändigt. Även då behöver kontrollen kopplas till rollen och hanteras som en del av den samlade bedömningen.

När beslutet vilar på den typen av resonemang blir det också tydligare varför en kandidat valdes framför en annan, även när flera alternativ var möjliga.

Det ger bättre förutsättningar för chefen, HR och teamet att stå bakom beslutet. Det gör också rekryteringen lättare att följa upp längre fram, eftersom det finns en tydlig bild av vad valet byggde på.

Innan beslutet fattas kan det vara värt att stanna upp vid tre frågor:

• Vad vet vi nu som vi inte visste efter intervjun?

• Vilka risker eller frågetecken behöver hanteras om kandidaten anställs?

• Kan vi tydligt förklara varför den här kandidaten är mest relevant för rollen?

Om svaren är otydliga behöver beslutet inte nödvändigtvis skjutas upp. Men det kan behöva förankras bättre, prövas mot kravprofilen en gång till eller kompletteras med en tydligare plan för starten.

Det är ofta där träffsäkerheten avgörs i slutet av rekryteringen.