Referenstagning och beslut: så väljer du rätt kandidat

När intervjuerna är genomförda borde bilden av kandidaterna vara tydlig. Ofta är det nu osäkerheten blir mer konkret.

Någon kandidat har längre erfarenhet. En annan visar större potential. En tredje upplevs som trygg i teamet och nära verksamhetens arbetssätt. I det läget handlar beslutet sällan om att hitta en bra kandidat. Det handlar om att avgöra vilken kandidat som är mest relevant utifrån det rollen faktiskt kräver.

Här kan rekryteringen börja tappa tempo. Diskussionerna blir längre, fler perspektiv vägs in och nya frågor dyker upp sent i processen. I vissa fall skjuts beslutet fram. I andra väljer organisationen det alternativ som känns minst riskfyllt, snarare än det som bäst matchar behovet.

Därför behöver slutskedet inte fler allmänna omdömen. Det behöver tydligare prövning av det som fortfarande är oklart.

I många rekryteringar ger referenstagningen mindre än man hoppats på. Det beror sällan på att referenserna inte vill svara. Oftare handlar det om hur samtalet förbereds och genomförs.

Det finns också en naturlig begränsning i att kandidater själva väljer vilka referenser som lämnas. Bilden är därför ofta positiv redan från början. Det gör inte referenserna oviktiga, men det ställer högre krav på frågorna.

Vanliga orsaker till att referenstagningen tappar värde är att:

• frågorna blir för generella

• svaren inte kopplas till rollen

• det som fortfarande är oklart efter intervjun inte följs upp

• samtalet används för att bekräfta tidigare intryck

• svaren inte dokumenteras på ett sätt som går att använda i beslutet

Därför använder många större organisationer och rekryteringsaktörer i dag strukturerade referensmallar, ofta anpassade efter yrkesroll eller kompetensprofil. Det gör det lättare att ställa frågor om rätt saker, dokumentera svaren och jämföra dem på ett mer konsekvent sätt.

När strukturen saknas kan referenstagningen ge en känsla av trygghet, men fortfarande bidra för lite till själva beslutet.

För att få bättre värde av referenserna behöver frågorna gå bortom det allmänna. De ska inte bara ge ett omdöme om kandidaten, utan pröva sådant som har betydelse för rollen.

Utgångspunkten bör vara det som kommit fram tidigare i processen. Finns det något i intervjun som behöver fördjupas? Någon styrka som behöver förstås bättre? Någon risk som behöver prövas innan beslutet fattas?

En noggrann referenstagning bör bygga på referenser som faktiskt kan uttala sig om kandidatens ansvar, arbetssätt och resultat i tidigare roller. Det gör samtalet mer användbart än om referensen bara ger en allmän bild av personen.

Exempel på frågor som ofta ger mer vägledning är:

• Hur såg kandidatens ansvar ut i arbetet?

• Kan du beskriva en situation som blev utmanande och hur personen hanterade den?

• Vad fungerade särskilt bra i samarbetet?

• Vilka delar krävde mest stöd eller uppföljning?

• Finns det något du själv hade velat veta innan du anställde eller arbetade nära personen?

Frågorna behöver ställas med respekt för både kandidaten och referensen. Målet är inte att leta fel. Målet är att förstå vad som faktiskt har betydelse för beslutet.

“Referenstagning gör störst skillnad när den används för att förstå det som fortfarande är oklart. Annars blir den ofta en bekräftelse på det man redan tror sig veta,” säger David Izquierdo, chef för Lernias Talent Acquisition.

När svaren blir konkreta blir det också lättare att använda dem på rätt sätt. Inte som en lösryckt magkänsla, utan som en del av den samlade bedömningen.