Onboarding och uppföljning: så får rekryteringen effekt över tid
En rekrytering är inte avslutad när avtalet är signerat. Det är först när den nya medarbetaren kommer in i arbetet, förstår rollen och börjar fungera i vardagen som beslutet faktiskt prövas. Ändå läggs ofta mindre tid på starten än på vägen fram till anställning. Hur säkerställer ni att rekryteringen håller även efter start?
Sista delen i Lernias rekryteringsguide
Detta är del 7 i Lernias rekryteringsguide, där vi har gått igenom hela processen från behovsanalys till uppföljning, med fokus på vad som faktiskt påverkar utfallet.
När rekryteringsbeslutet ska bli vardag
När beslutet är fattat och avtalet påskrivet upplever många organisationer att rekryteringen är klar. I praktiken börjar nästa prövning då.
Den nya medarbetaren ska förstå rollen, komma in i arbetssättet och bli en del av teamet. Samtidigt förväntar sig verksamheten ofta att personen snabbt ska börja bidra. Det som såg tydligt ut i kravprofil, intervjuer och referenser behöver nu fungera i vardagen.
Om starten blir otydlig riskerar mycket av arbetet från rekryteringen att tappa effekt. Rollen kan uppfattas annorlunda än väntat, prioriteringar kan vara oklara och stödet från chef eller team kan variera beroende på situation.
Det som avgjorde valet bör därför inte försvinna när personen börjar. Tvärtom. Det ska vara utgångspunkt för hur starten planeras, vad som följs upp och vilket stöd som behöver finnas på plats.
Därför behöver onboarding kopplas till kravprofilen
En bra onboarding handlar inte bara om att introducera system, rutiner och kollegor. Den behöver också översätta rekryteringens prioriteringar till en tydlig start i rollen.
Kravprofilen har tidigare hjälpt organisationen att avgöra vad rollen kräver, vilka kompetenser som är avgörande från start och vilka delar som kan utvecklas över tid. Efter anställning behöver samma prioriteringar bli konkreta förväntningar.
Vad ska personen förstå första veckan? Vilka arbetsuppgifter behöver fungera tidigt? Vilka kompetenser ska omsättas direkt, och vilka delar kräver mer tid, stöd eller introduktion?
När onboarding kopplas till kravprofilen blir starten mindre beroende av antaganden. Chefen får lättare att prioritera rätt, teamet vet vad den nya medarbetaren ska bidra med och medarbetaren får en tydligare bild av vad som faktiskt är viktigast i rollen.
Vanliga misstag efter en rekrytering
Många onboardingprocesser fungerar bra administrativt. Datorer beställs, behörigheter sätts upp och introduktionsmöten bokas in.
Det som oftare brister är kopplingen mellan rekryteringsbeslutet och den första tiden i rollen.
Vanliga misstag är att:
beslutets motivering inte följer med in i onboardingen
kravprofilen inte översätts till tydliga förväntningar
stödbehov från intervjuer och referenser inte fångas upp
chef och team inte är överens om vad personen ska lyckas med först
uppföljningen sker först när problem redan märks
Då kan organisationen ha gjort ett noggrant arbete fram till beslutet, men ändå lämna den nya medarbetaren att själv tolka vad som är viktigast efter start.
Så skapar du en tydligare start i rollen
En bra onboarding behöver inte vara omfattande för att fungera. Det viktigaste är att den hjälper den nya medarbetaren att förstå rollen, prioriteringarna och vägen in i arbetet.
Det kan vara klokt att tänka i tre steg.
Första veckan bör ge en tydlig bild av sammanhanget. Varför finns rollen, vad ska den bidra till och vilka personer eller funktioner blir viktigast i vardagen?
Första månaden bör fokusera på ansvar, arbetssätt och samarbete. Den nya medarbetaren behöver förstå hur arbetet faktiskt fungerar, vilka frågor som ska tas med chef och vilka delar som hanteras i teamet.
Efter den första startperioden bör uppföljningen handla om matchningen mot rollen. Fungerar ansvar och prioriteringar som tänkt? Finns det något som behöver justeras? Har medarbetaren fått det stöd som krävs för att komma vidare?
När starten byggs på det som definierades tidigare i processen blir det också enklare att följa upp utvecklingen längre fram.
Uppföljning efter rekrytering behöver vara mer än ett avstämningsmöte
I många organisationer sker uppföljningen ganska informellt. Man stämmer av efter några veckor, frågar hur det känns och konstaterar att allt verkar fungera.
Det kan vara värdefullt, men ger sällan en tillräckligt tydlig bild av hur rekryteringen faktiskt fungerar.
För att uppföljningen ska skapa värde behöver den kopplas till konkreta delar av rollen. Är uppdrag och ansvar tydliga? Har personen fått rätt stöd, information och mandat? Stämmer bilden från rekryteringen med hur rollen fungerar i vardagen?
“Onboarding fungerar bäst när den fortsätter även efter introduktionen. Många problem som uppstår senare hade gått att fånga upp tidigare genom tydligare uppföljning,” säger David Izquierdo, chef för Lernias Talent Acquisition.
När uppföljningen görs löpande blir det lättare att upptäcka behov av stöd, justeringar eller utveckling innan problemen växer. Det gäller både för medarbetaren och för organisationen.
Vad ska följas upp första tiden?
Uppföljning efter rekrytering ska inte bara handla om trivsel. Den behöver också visa om förväntningarna, rollen och förutsättningarna stämmer med det som låg till grund för beslutet.
Frågor som ofta ger bättre vägledning är:
Förstår medarbetaren rollen och de viktigaste prioriteringarna?
Fungerar samarbetet med chef och team?
Stämmer arbetets innehåll med bilden som gavs under rekryteringen?
Finns stödbehov som var synliga redan i intervjuer eller referenser?
Behöver något justeras i ansvar, introduktion eller arbetssätt?
Värdet av uppföljningar
Planera gärna för en tydligare uppföljning några månader in i anställningen. Då går det att se om kandidaten matchar förväntningarna, om rollen motsvarar bilden från rekryteringen och om något behöver justeras i ansvar, stöd eller arbetssätt.
En sådan uppföljning ger också värdefulla insikter inför nästa rekrytering. Vad fungerade bra i processen? Vad blev otydligt? Och vad säger utfallet om hur väl kravprofil, urval och beslut faktiskt hängde ihop?
Det handlar inte om att kontrollera varje del av starten. Det handlar om att fånga upp sådant som annars lätt blir liggande tills det påverkar prestation, trivsel eller samarbete.
Det som var ett frågetecken i processen bör inte bli en överraskning efter start.
När onboarding blir en del av kompetensförsörjningen
Onboarding påverkar inte bara hur snabbt en ny medarbetare kommer in i rollen. Den påverkar också hur organisationen bygger kompetens över tid.
Det blir särskilt viktigt när rekryteringen har byggt på potential, utvecklingsförmåga eller nya kompetenser. Om kandidaten inte förväntas kunna allt från dag ett behöver det finnas en tydlig plan för hur personen ska växa in i rollen.
Då räcker det inte med en introduktion. Chef och medarbetare behöver vara överens om vad som ska utvecklas, vilket stöd som behövs och hur utvecklingen ska följas upp.
När rekryteringen bygger på potential behöver onboarding inte bara introducera rollen. Den behöver hjälpa potentialen att bli prestation.
Tecken på att rekryteringen fungerar efter start
Det går sällan att avgöra direkt om en rekrytering har blivit träffsäker. Men vissa signaler brukar visa sig tidigt.
Den nya medarbetaren förstår vad rollen ska bidra med. Prioriteringar och ansvar blir tydliga i vardagen. Chef och team fångar upp frågor innan de växer. Bilden från rekryteringen stämmer med arbetet efter start, och eventuella utvecklingsbehov hanteras tidigt och konkret.
Det betyder inte att allt behöver fungera perfekt från början. En ny roll tar tid. Men när förväntningar, stöd och uppföljning hänger ihop blir det lättare att se om rekryteringen rör sig åt rätt håll.
Det blir också lättare att förstå vad som gjorde att rekryteringen lyckades, eller vad som behöver förändras nästa gång.
Rekryteringsprocessen som helhet
I den här serien har vi gått igenom rekryteringsprocessen från behovsanalys och kravprofil till onboarding och uppföljning.
Gemensamt för alla delar är att rekrytering sällan avgörs i ett enskilt moment. Träffsäkerheten påverkas av hur väl stegen hänger ihop och hur tydligt organisationen håller fast vid samma prioriteringar genom hela processen.
Det börjar med att förstå behovet. Det fortsätter genom hur rollen kommuniceras, hur kandidater väljs ut, hur intervjuer genomförs, hur referenser används och hur beslut fattas. Men det slutar inte där.
Först när den nya medarbetaren får rätt start, rätt stöd och rätt uppföljning går det att se om rekryteringen faktiskt höll.
När rekrytering fungerar som bäst blir den därför mer än ett sätt att tillsätta en roll. Den blir ett sätt att bygga kompetens som håller över tid.
Mer inom Rekrytera personal
Rekrytera personal
Industrin förändras snabbare än många kravprofiler
Operatören är fortfarande operatör. Lagerarbetaren är fortfarande lagerarbetare. Men vad de faktiskt gör under ett skift ser annorlunda ut än för bara fem år sedan. Ändå rekryterar många företag fortfarande utifrån gamla behov och arbetssätt. Lernias Cicci Arvidsson har arbetat med industribemanning i tolv år och sett förändringen på nära håll. Rekryterar du yrkesarbetare? Då är det här värt att känna till.
Rekrytera personal
AI i rekrytering – vad ska automatiseras?
AI har snabbt blivit ett självklart inslag i rekryteringsprocessen. Tekniken utlovas göra rekryteringen smartare och mer effektiv. Och det stämmer. Men inte alltid på det sätt många tror. I den här artikeln går vi bortom AI-hypen och HR-teorin för att istället utgå från operativa erfarenheter av rekrytering i stor skala. Var fungerar AI faktiskt bäst i rekryteringsprocessen, och vilka delar kräver fortfarande mänskligt omdöme?
Rekrytera personal
Kompetensbaserad rekrytering
Dags att rekrytera personal igen? Att lyckas med rekryteringen och hitta rätt person är inte alltid enkelt och det är lätt att låta magkänslan få styra, ibland helt omedvetet. Genom att använda sig av systematiska och faktabaserade rekryteringsprocesser minimerar du risken att gå fel. En populär rekryteringsmetod är den som kallas för Kompetensbaserad rekrytering. Men vad innebär den metoden och hur kan du som chef eller rekryterare dra nytta av den för att hitta rätt kandidater för ditt företag?
Du kanske också är intresserad av
Bemanningstips
Webbinar: Kompetensbrist i en tillväxtbransch
När efterfrågan ökar behöver företag kunna växla upp. Produktionen ska öka, leveranser ska klaras och nya affärsmöjligheter tas tillvara. Men vad händer när behovet av kompetens växer snabbare än tillgången?
Bemanningstips
Navigera den nya 24-månadersregeln rätt
Upplever du att 24-månadersregeln är svårnavigerad? Oroa dig inte – vi har samlat de viktigaste tipsen för dig som hyr in personal! Med vår hjälp får du full koll på inhyrningstider, anställningserbjudande, ersättning och allt annat du behöver veta för att följa lagen. På Lernia erbjuder vi dessutom smarta verktyg där du själv kan följa dina konsulters inhyrningstid.
Guider
Guide: Så kommer ni igång med ert employer branding-arbete i 7 steg
Har ni en employer branding-strategi på plats? Alla organisationer har ett employer brand som beskriver hur de vill uppfattas som arbetsgivare. Att bygga ett starkt employer brand är inte bara viktigt för att attrahera rätt talanger utan även för att behålla nöjda medarbetare. I den här guiden går vi igenom i 7 tydliga steg hur ni kan komma igång med ert employer branding-arbete.