Effektiv onboarding skapar värde för hela ditt team

En nyligen genomförd forskningsstudie på Avdelningen för psykologi vid Karolinska Institutet har undersökt hur onboarding kan påverka risken för stress och sjukskrivning. Projektet Onboarding version 2.0 pågick under fyra år och fokuserade på att dels ta fram kunskap om vad som underlättar nya professionellas etablering i arbetslivet, dels hur det kan minska stressrelaterad ohälsa. Resultaten är bland annat en analys av goda exempel på introduktion. De bygger på erfarenheter, utmaningar och attityder kring onboarding hos chefer, HR-personal och relevanta medarbetare. Det visade sig att en bra start har stor betydelse och att introduktionen har effekter på medarbetarnas hälsa, och på deras engagemang för arbetet flera år senare. 

Studien visar också att det finns ett stort intresse för en bra introduktion på arbetsplatsen bland chefer och inom HR. Majoriteten anser att det är viktigt för verksamheten, men det är inte självklart hur man ska arbeta inom området. Hittills har det heller inte funnits så mycket konkreta forskningsresultat för vad som faktiskt fungerar.  

Några av de konkreta slutsatser som nu framträder är att en lyckad onboarding bidrar till följande: 

• Minskad personalomsättning. Företag med välstrukturerade och genomtänkta onboardingprocesser hade i studien signifikant lägre personalomsättning än de som inte hade det. Det visade sig att medarbetare som upplevde en positiv onboarding var mer benägna att stanna längre.
• Högre produktivitet. De nya medarbetare som fått en bra introduktion visade en snabbare inlärningskurva och ökad produktivitet, tack vare att de kände sig bekväma och väl förberedda inför sina arbetsuppgifter.
• Företagskultur som påverkas i positiv riktning. En effektiv onboarding visade sig bidra till att forma en positiv företagskultur, där medarbetare kände sig värderade och engagerade i företagets gemensamma mål. 

En bra onboarding bör alltså vara en integrerad del av befintliga huvudprocesser för HR och kompetensförsörjning. Detta inkluderar flera viktiga moment, såväl praktiska förberedelser och konkret genomförande som strategi och kontinuerlig uppföljning. Här listar vi några av de viktigaste delarna som behöver ingå:  

Förberedelser på arbetsplatsen 

Här ingår att ställa i ordning den fysiska arbetsplatsen så att rätt utrustning finns på plats inför medarbetarens första dag. Det är också viktigt att informera nuvarande medarbetare så att de känner till att en ny kollega är på väg in. En mentor eller handledare som får i särskild uppgift att finnas till hands och visa den nya kollegan till rätta, är ett enkelt sätt att bygga både trygghet och personliga relationer. Förberedelser inkluderar även behörigheter såsom inloggningsuppgift och access till nödvändiga verktyg och system. 

En plan för de första dagarna 

Ett genomtänkt schema över de första dagarna skapar trygghet. Det blir tydligt för den nya medarbetaren vad som förväntas bli gjort, och hen får möjlighet att sätta sig in i rutiner, processer och system i sin egen takt. I ett schema kan tydliggöras när medarbetaren får chans att träffa sina kollegor och introduceras för andra andra viktiga kontakter, till exempel samarbetspartners eller personer från andra avdelningar.  

Utbildning 

Ibland behövs specifik kunskap tillföras redan under introduktionen, för att medarbetaren ska ha möjlighet att komma igång med arbetet. Då ska det redan finnas en plan för vilka kurser eller utbildningar personen ska gå, när dessa ska genomföras och på vilket sätt.   

Sociala aktiviteter 

Uppstyrda och planerade aktiviteter är ett bra sätt att få befintliga och nya medarbetare att lära känna varandra på ett lite mer personligt plan. Det skapar bättre möjligheter till effektivt samarbete och goda relationer på jobbet. Konkret kan det handla om teamaktiviteter, en uppstyrd AW eller en frukost på kontoret.  

Uppföljning 

Med kontinuerliga avstämningar under den första tiden håller ni koll på att den nya medarbetaren känner sig inkluderad och sysselsatt och ni får möjlighet att snabbt fånga upp eventuella oklarheter. En mer djupgående uppföljning några månader efter att den nyanställda börjat oss er är att rekommendera för att få svar på hur personen har upplevt onboardingen. Kanske är det något ni behöver justera just för den här medarbetaren men ni kan även vi feedback som kan hjälpa er att optimera den övergripande onboardingstrategin. 

Tänk på att onboarding är lika viktig för nyanställda medarbetare som för inhyrda konsulter och annan tillfällig personal.