5 svåra medarbetarsamtal och hur du handskas med dem

I coronatider är det många som tvingas jobba hemifrån. Samtal måste tas på telefon, möten över videolänk och konferenser likaså. I vissa fall kan även de riktigt tuffa samtalen behöva tas på distans och det näst bästa alternativet, efter att träffas, tycker Åsa-Mia Fellinger är att ta dem via videolänk.

– Då ser ni i alla fall varandra. Det är en svår situation vi lever i nu, ingen vet hur länge det kommer att pågå. Lyft fram det, var ödmjuk inför detta faktum och beklaga att det inte är möjligt att ta samtalet öga mot öga. De flesta har stor förståelse för att det är så här just nu, säger hon.

Åsa-Mia Fellinger tycker också att det är viktigt att se över de praktiska detaljerna så att allt fungerar.

– Se till att det är bra ljus där du sitter, luta dig inte över kameran så att det blir en konstig vinkel. Titta i ögonen. Placera dig själv i en lugn miljö där du inte störs, kontrollera att ljudet fungerar och att det hörs bra i micken. Det är också viktigt att du har en bra uppkoppling.

 

5 svåra samtal

1. Uppsägning

Företaget har gått dåligt ett tag. Det är inte längre ekonomiskt försvarbart att ha så många anställda. Tio personer måste sägas upp, däribland den ensamstående pappan på lagret. Du vet att han nyligen gått igenom en skilsmässa och inte riktigt landat i den nya situationen. Dessvärre är han sist in.

– Om du måste säga upp någon på grund av arbetsbrist kan det naturligtvis upplevas som jobbigt, särskilt om företaget ligger i en mindre stad med brist på arbetstillfällen. När du tar samtalet är det först och främst viktigt att den arbetsrättsliga processen haft sin gång med inkoppling av facket. Därefter tar du samtalet och håller det kort och koncist. Förklara varför, men förklara inte för mycket och linda inte in det. Om personen behöver någon att prata med kan du föreslå att hen vänder sig till vårdcentralen eller företagshälsovården, säger Åsa-Mia Fellinger.

2. Psykisk ohälsa

Det finns starka indicier på att en person i ditt team mår psykiskt dåligt. Hen kommer för sent till möten, är lättirriterad, hamnar i konflikter och verkar sova dåligt. Det har varit mycket på personens bord det senaste året, men hen är högpresterande och det har ju fungerat så bra hittills. Nu är det ändå för många saker som pekar på att något är fel. Samtalet ligger på ditt bord.

– Depression, ångest och stress är vanligt. När du ser att någon börjar visa tecken på utmattning eller stressymptom kan det vara tidiga tecken på att det inte står rätt till. Sätt dig ner med personen, fråga hur hen mår. Diskutera arbetsbördan och se om den går att minska. Som chef är du skyldig att bromsa om det är för mycket. Kanske är det något problem på hemmaplan? Berätta att du är bekymrad. Kanske behövs professionell hjälp via antingen företagshälsovård eller husläkare, säger Åsa-Mia Fellinger.

Sedan i höstas är det en kollega som inte riktigt kommer in i gruppen. Övriga medarbetare har slutat hälsa och personen sitter ofta för sig själv. Ibland är det till och med några som skämtar på dennes bekostnad. Det är läge att göra något åt saken.

– Mobbning ska alltid tas på allvar. Boka in möten med var och en av de inblandade personerna, du måste lyssna på båda parter. Diskutera hur ni ska prata med varandra på jobbet. Om det kommer fram att någon trakasserat, var extremt tydlig med att sådant inte accepteras på arbetsplatsen. I värsta fall kan det vara skäl till uppsägning. Om motargumentet ”vi bara skämtade ju” kommer upp, var då tydlig med att det inte är okej att skämta på det sättet, säger Åsa-Mia Fellinger.

4. Missbruk

En person kommer då och då till jobbet och luktar påtagligt alkohol. Ryktet säger också att hen eventuellt använder tyngre droger. Det finns inga andra alternativ. Samtalet måste tas.

– Om det finns misstankar om någon typ av missbruk måste du ta ett möte. Det kan vara bra att ha samlat lite bevis i förväg, som att personen kommit sent till möten eller luktat sprit. Ställ frågor, säg att du är bekymrad och ge personen en möjlighet att förklara. Tyvärr är det ytterst sällan du får ärliga svar, ofta är det en del av missbruket att förneka. I bästa fall kan personen tala om att det har blivit lite för mycket dricka på sista tiden. Koppla också in företagshälsovården eller annan läkare som kan missbruk och gör tillsammans upp en plan så att personen kommer i behandling, säger Åsa-Mia Fellinger.

Hon poängterar att om medarbetaren har uppgifter som absolut inte får utföras med alkohol i kroppen, till exempel bilkörning, hantering av maskiner eller liknande, måste du som chef se till att personen inte fortsätter med det tills ni fått objektiva bevis (provtagningar) på att medarbetaren är ren.

5. Personlig hygien

Du som chef får höra att en kollega kommer till jobbet och luktar starkt av svett. Kollegorna skruvar på sig och hittar ursäkter för att boka mötesrum. Nu har du till och med fått direkta hintar om att odören påverkar arbetsmiljön. Det är dags att ta samtalet.

– Det här är något vi tycker är jättepinsamt och det väcker många reaktioner av skam. Det är många chefers mardröm, icke desto mindre är det viktigt att ta tag i. Du kan lägga fram det som att ”jag har en sak jag skulle vilja ta upp med dig som inte känns så bra”. Säg det rakt upp och ner utan omskrivningar. Förklara att det påverkar arbetsmiljön och att kollegorna har uttryckt missnöje. Fråga om personen själv har funderat på detta och be att hen tar itu med det. Du kan poängtera att personen gör ett bra jobb och att du i övrigt är nöjd, säger Åsa-Mia Fellinger, leg psykolog och leg psykoterapeut.