Flexibel bemanning för Gefleborgs Flyttservice
För Gefleborgs Flyttservice kan personalbehovet förändras snabbt. Tidigare ledde arbetstoppar ofta till akuta rekryteringar med varierande resultat. Med Lernia som bemanningspartner har företaget fått en flexibel lösning som gör det möjligt att snabbt få in rätt personal när behovet uppstår, utan att tumma på kvaliteten.
William Vigren, HR- och verksamhetsstöd på Gefleborgs Flyttservice.
Bemanning – mer än bara ben och armar
– Vi tänkte att bemanning handlade om att få in armar och ben. Men det blev så mycket bättre än så, säger William Wigren på Gefleborgs Flyttservice. Gefleborgs Flyttservice arbetar med betydligt mer än att transportera bohag från en plats till en annan.
Företaget hjälper sina kunder före, under och efter flytten, med allt från montering och återvinning till magasinering och lagerhållning. De utför även uppdrag på bland annat datacenter. Det innebär att behovet av personal kan variera kraftigt, och ibland uppstå med kort framförhållning.
Utmaningen: snabba personalbehov gav osäkra rekryteringar
Innan samarbetet med Lernia löste Gefleborgs Flyttservice arbetstopparna genom att snabbt försöka rekrytera personal på egen hand. Det fungerade för stunden, men innebar flera utmaningar.
– Det blev mycket panikrekryteringar. Antingen fick vi in någon jättebra som sedan försvann eftersom det inte fanns tillräckligt med arbetspass, eller så fick vi ta in personer som egentligen inte passade i verksamheten. Vi behövde helt enkelt folk för att täcka behovet, säger William.
Varje ny medarbetare kräver dessutom en investering i introduktion, utbildning och arbetskläder. När behovet bara finns under en kort period blir det svårt att få den investeringen att gå ihop.
För att hantera variationerna hade Gefleborgs Flyttservice byggt upp en egen pool av behovsanställda som kunde rycka in med kort varsel. Men företaget behövde ett mer flexibelt och långsiktigt sätt att säkra sin kompetensförsörjning utan att göra avkall på kvaliteten.
Tydliga processer blev avgörande i valet av bemanningspartner
Företaget hade tidigare erfarenhet av bemanningsföretag, men upplevelsen hade inte alltid varit positiv. När Gefleborgs Flyttservice började se sig om efter en ny partner träffade de därför flera olika aktörer.
Det som fick Lernia att sticka ut var framför allt strukturen bakom leveransen.
– Det fanns tydliga rutiner och en professionalism som stod ut. Hos Lernia upplevde vi att det fanns en ordentlig kontroll av personerna och ett fokus på att de faktiskt skulle passa i vår verksamhet, säger William.
För Gefleborgs Flyttservice är det inte bara fysisk förmåga som avgör om en person fungerar i rollen. Servicekänsla, social förmåga och rätt inställning är minst lika viktigt. För Lernia blev därför det första steget att förstå både verksamheten och erfarenheterna från tidigare bemanningssamarbeten.
– Vi tog oss tid att förstå vad som tidigare varit utmanande och vad Gefleborgs Flyttservice faktiskt behövde. Genom en öppen dialog kunde vi tillsammans hitta en samarbetsform som skulle fungera för både kunden och våra konsulter, säger Otto Johansson, konsultchef på Lernia. Och resultatet överträffade förväntningarna.
– Varenda individ som har kommit hit har passat som handen i handsken. Det har varit väldigt bra, säger William.
Tydliga processer blev avgörande i valet av bemanningspartner
Företaget hade tidigare erfarenhet av bemanningsföretag, men upplevelsen hade inte alltid varit positiv. När Gefleborgs Flyttservice började se sig om efter en ny partner träffade de därför flera olika aktörer. Det som fick Lernia att sticka ut var framför allt strukturen bakom leveransen.
– Det fanns tydliga rutiner och en professionalism som stod ut. Hos Lernia upplevde vi att det fanns en ordentlig kontroll av personerna och ett fokus på att de faktiskt skulle passa i vår verksamhet, säger William. För Gefleborgs Flyttservice är det inte bara fysisk förmåga som avgör om en person fungerar i rollen. Servicekänsla, social förmåga och rätt inställning är minst lika viktigt.
För Lernia blev därför det första steget att förstå både verksamheten och erfarenheterna från tidigare bemanningssamarbeten.
Otto Johansson, konsultchef på Lernia Bemanning & Rekrytering i Gävle.
Varenda individ har passat som handen i handsken
– Vi tog oss tid att förstå vad som tidigare varit utmanande och vad Gefleborgs Flyttservice faktiskt behövde. Genom en öppen dialog kunde vi tillsammans hitta en samarbetsform som skulle fungera för både kunden och våra konsulter, säger Otto Johansson, konsultchef på Lernia.
Och resultatet överträffade förväntningarna.
– Varenda individ som har kommit hit har passat som handen i handsken. Det har varit väldigt bra, säger William.
Flera konsulter på plats med kort varsel
Det dröjde inte länge innan samarbetet sattes på prov. Sent en vecka fick Gefleborgs Flyttservice besked om en större order som skulle starta redan på måndagen. De behövde tio personer på plats klockan 07.00. Trots att Lernia ännu inte hade hunnit starta någon annonsering eller rekryteringsprocess kunde teamet snabbt mobilisera sitt befintliga nätverk och sin kandidatbank för att hitta rätt personer.
På måndagsmorgonen fanns samtliga konsulter på plats. Ansvarig konsultchef var också med vid starten för att välkomna konsulterna och säkerställa att både de och Gefleborgs Flyttservice fick en bra start på uppdraget.
– Hela teamet arbetade tillsammans med ett gemensamt mål: att hjälpa kunden att lyckas. Flera av konsulterna kom snabbt in i arbetet och kunden uttryckte att några av dem tillhörde de bästa de haft i liknande roller. Det blev starten på ett starkt och förtroendefullt samarbete.
Otto Johansson
Konsultchef, Gävle
Lösningen: flexibel bemanning när behovet uppstår
I dag fungerar Lernias konsulter som en flexibel personalresurs för Gefleborgs Flyttservice. När den egna personalstyrkan inte räcker till för en viss dag eller period kan företaget snabbt kalla in konsulter som redan är introducerade i verksamheten.
Det gör processen enkel när behovet uppstår. Konsulterna känner till arbetsplatsen, har egna arbetskläder på plats och kan gå ut och arbeta tillsammans med ordinarie personal.
Samtidigt har samarbetet utvecklats längs vägen. Genom en löpande dialog har Lernia och Gefleborgs Flyttservice tillsammans hittat arbetssätt som gör det enklare att snabbt matcha tillgängliga konsulter med aktuella arbetspass.
– Kommunikationen har varit klockren. Vi har haft regelbundna avstämningar och det är väldigt lätt att ta kontakt när det behövs. Vi förstår varandra och hur den andra parten arbetar, säger William.
Högre kvalitet även under arbetstoppar
En av de största skillnaderna mot tidigare är kvaliteten på den personal som kommer in när verksamheten behöver förstärkning.
I stället för att snabbt behöva hitta någon som kan fylla ett arbetspass har Gefleborgs Flyttservice tillgång till konsulter som är utvalda för att passa både arbetsuppgifterna och företaget.
– När vi har haft toppar har kvaliteten blivit högre och misstagen färre. Tidigare var vi ibland tvungna att leta överallt för att hitta personal, och det blev inte alltid bra i slutändan. Det här har varit en mycket bättre lösning, säger William.
Kvaliteten är särskilt viktig vid uppdrag där ett misstag kan bli kostsamt, exempelvis när företaget arbetar på datacenter.
Lernias konsulter har också gjort ett starkt intryck på den ordinarie personalen.
– I vissa fall har vi till och med föredragit konsulter från Lernia framför egen behovsanställd personal, eftersom de har presterat så bra. Det säger ganska mycket.
En lösning, flera nya möjligheter
Samarbetet har även fått Gefleborgs Flyttservice att tänka nytt kring hur den egna personalstyrkan kan organiseras framåt. När kvaliteten på den inhyrda personalen är tillräckligt hög behöver företaget inte nödvändigtvis dimensionera den egna organisationen efter de största arbetstopparna.
I stället kan den egna personalen fokusera på de uppgifter där deras erfarenhet och kompetens gör störst skillnad, medan Lernia förstärker när behovet ökar. William beskriver ett möjligt framtida upplägg där ett större uppdrag exempelvis bemannas med ett par egna medarbetare som leder arbetet, medan ytterligare personal från Lernia fyller på teamet. Det skapar flexibilitet och gör det lättare att anpassa bemanningen efter uppdrag och efterfrågan.
Ett bra bemanningssamarbete handlar inte bara om personal på plats snabbt
För Gefleborgs Flyttservice handlar ett bra bemanningssamarbete inte bara om att snabbt kunna få personal på plats. Minst lika viktigt är att partnern lär känna verksamheten och förstår vilka människor som kommer att fungera i den.
– Det är jätteviktigt att ha en långsiktig partner. Med tiden bygger man upp en förståelse för varandra och för vår bransch. Då blir det också lättare att se vilka personer som kommer att passa hos oss, säger William. Det är också så Lernia ser på samarbetet.
– För oss handlar bemanning inte bara om att tillsätta rätt kompetens. Det handlar om att vara en partner som lyssnar, förstår verksamhetens behov och kan leverera när det verkligen behövs. Med engagemang, närvaro och kvalitet i varje steg bygger vi långsiktiga samarbeten som gör skillnad, säger Otto.
Framåt ser Gefleborgs Flyttservice fler möjligheter att använda flexibel bemanning, inte minst i uppdrag där det behövs många personer under en begränsad period. Och på frågan om William skulle rekommendera Lernia till andra företag är svaret tydligt:
– Hundra procent. Det är enkelt att samarbeta med Lernia, det finns tydliga rutiner och säkerhetskontroller och en vilja att stå för personalen som skickas ut. Lernia är professionella, lyhörda och samarbetsvilliga.