Skip to main content

Onboarding av er nya konsult –   8 sätt att lyckas

En bra, genomtänkt onboarding skapar förutsättningar för ett bättre samarbete, både på kort och lång sikt. Det gäller för anställd personal såväl som för inhyrd. Om ni väljer att hyra in konsulter kan onboardingen se olika ut, beroende på konsultuppdraget och vad ni kommer överens om tillsammans med bemanningsleverantören. Men hur går en lyckad onboarding till? Här listar vi 8 steg ni inte bör missa:

1. Förbered onboardingen i god tid

I god tid innan första arbetsdagen bör chef och övrig personal vara införstådda i vem som ansvarar för att introducera den nya kollegan.  Säkerställ att nödvändigheter som dator, mobiltelefon, mejl och tillgång till intranät etc, finns. Då kan medarbetaren snabbt komma i gång med själva jobbet och behöver inte ödsla tid på att sitta och vänta. Glöm inte bort lösenord, instruktioner om skrivare och så vidare, som annars kan vara lätt att missa.

2. Inkludera resten av teamet

Se till att resten av medarbetarna i teamet är informerade om att det kommer en ny kollega och exakt vad konsulten kommer att ha för roll i arbetsgruppen. När alla vet hur, när och varför en ny kollega ska ansluta till teamet skapar ni goda förutsättningar för att denna ska bli välkomnad på ett bra sätt. I en lyckad onboarding ingår att befintlig personal inkluderar den personen i gemenskapen.

3. Underlätta onboardingen med en mentor

Inför den första arbetsdagen kan det vara bra att utse en kollega i teamet som kan ge extra stöd till medarbetaren under den första tiden. Förutom att det skapar trygghet hos den nya medarbetaren att ha någon att vända sig till med frågor, frigör det också tid för chefen. Vardagliga och praktiska frågor kan kollegan svara på, medan chefen kan befinna sig i bakgrunden vid behov. Med ett extra stöd från en kollega kommer konsulten in i arbetet snabbare och får hjälp att undvika vanliga misstag. Personen får dessutom snabbare förståelse för utmaningar och eventuella svårigheter i rollen. Kollegan kan även förklara företagskulturen och se till att den nya medarbetaren känner sig hemmastadd. Genom att den nya kollegan snabbt förstår värderingar och hur teamet interagerar med varandra får hen också en större förståelse och kommer in i det nya sammanhanget.

4. Förtydliga skrivna och oskrivna lagar

Det kan handla om vilka arbetsuppgifterna är eller andra förordningar och om det finns oskrivna, eller skrivna, regler som de bör ha koll på. För den som har arbetat länge på en arbetsplats kan sådant kännas självklart, men för en person som är ny kan det vara essentiell information.

5. Säg det i skrift

Instruktionerna blir förstås extra tydliga om du specificerar de viktigaste punkterna som kontaktuppgifter, instruktioner, prioriteringar med mera, i skrift. Det underlättar i det informationsflöde som ofta sköljer över en nyanställd under de första dagarna. Att ha en skriftlig introduktion att gå tillbaka till sparar nästan alltid dyrbar tid. En skriftlig introduktion kan återanvändas i fler onboardingprocesser och anpassas när det behövs. Här kan du med fördel ta hjälp av bemanningsföretaget, som har erfarenhet av onboardingprocesser och kan guida dig i hur en skriftlig introduktion bör utformas.

”Bemanningsleverantörens ansvar för onboardingen kan skilja sig åt beroende på avtal och vad man kommer överens om. Ansvarsfördelning brukar även anpassas efter vilken roll som ska onboardas. När vi på Lernia exempelvis har svetsare eller montörer som ska introduceras till en ny arbetsplats ser onboarding och vårt ansvar ofta annorlunda ut jämfört med när vi ska introducera kundtjänstmedarbetare eller ekonomiassistenter.”

6. Digital eller analog onboarding?

Oavsett hur arbetsplatsen ser ut är det fysiska mötet ovärderligt för ett framtida samarbete. Det finns dock många delar av onboardingen som kan ske digitalt för att se till att ni tillsammans gör framsteg. Ett exempel på detta kan vara att använda e-lärningsverktyg för kompetensutveckling. Appar och videokonferenser fungerar också för att dela information och har den stora fördelen att konsulten kan repetera och spela upp informationen flera gånger i efterhand. 

7. Glöm inte det sociala

För en lyckad onboarding är de mjuka värdena minst lika viktiga som de praktiska. Precis som vid en vanlig rekrytering är det bra att lägga krut på den första arbetsveckan och få den nya medarbetaren att känna sig välkommen på flera sätt. Kanske en kaffekopp eller väska med företagets logotype som står på skrivbordet för att välkomna? Ni kan också satsa på det sociala, som en välkomstfika eller frukost när den nya medarbetaren kommit i gång. Och glöm inte att introducera alla i arbetsgruppen och tydliggör vad deras roller är, så den nya kollegan vet vem de ska vända sig till i olika frågor. På så sätt har alla förutsättningarna att göra ett bra jobb i samarbete med hela teamet.

Behöver ni hjälp med rekrytering av personal?

Se våra rekryteringstjänster

8. Utvärdera processen

Något som ofta glöms bort vid onboarding är den viktiga uppföljningen. Stäm av med konsulten eller konsulterna efter någon vecka eller två. Vad har fungerat och vad har varit svårt? Är rollen tydlig? Hur kan ni underlätta ytterligare i introduktionen och justera era onboardingprocesser för att hela tiden förbättra dem? Vilka moment har varit extra utmanande och vad behöver ni förtydliga? Fråga konsulten om vilken bild personen fått av er som arbetsplats hittills och uppmuntra till ärlighet. När företag lägger tid på de här typen av samtal går onboardingen smidigt och utvecklas samtidigt hela tiden. Detta underlättar också för framtida onboardingprocesser av nya medarbetare. 

Så lyckas ni med onboardingen - 5 korta tips:

  • Ha all nödvändig utrustning på plats första dagen.
  • Förankra hos den egna personalen att ni kommer ta in en ny medarbetare.
  • Utse en handledare i form av en kollega i teamet som tar hand om den nya medarbetaren och introducerar till jobbet.
  • Var tydlig, ge både muntliga och skriftliga instruktioner till er nya kollega som denne kan gå tillbaka till.
  • Glöm inte de mjuka värdena – introduktion i arbetsgruppen, bjud med på möten och sociala tillställningar.

Utmaningar med onboarding?

I dagens snabbrörliga arbetsklimat kan en bra onboarding vara svårt. Dels därför att arbetssätt och rutiner som gäller idag, kanske inte gäller imorgon, dels på grund av att många ledare och chefer har ont om tid. En annan utmaning är att hybrida arbetsmodeller har gjort att onboarding ibland sker på distans, vilket skapar ytterligare utmaningar. Genom att avsätta ordentligt med tid och utrymme till onboardingen skapar ni bättre förutsättningar för att er nya medarbetare ska trivas och engagera sig i er verksamhet. Involvera de medarbetare som konsulten kommer arbeta nära med. Det bidrar till en bättre upplevelse av introduktionen och avlastar dig som chef eller arbetsledare.

 

Oavsett om konsulten ska sköta administrativa uppgifter, avtalshantering, kundmottagande eller annat, är det viktigt att onboardingen får dem att känna sig hemma i organisationen och ger dem de kunskaper de behöver för att komma in i sin nya roll  – redan från start. Vikten av en bra onboardingprocess av er nya konsult är därför minst lika viktig som när ni anställer en person. Kontakta oss på Lernia om ni har frågor gällande onboardingprocessen så hjälper vi er.

Vårt rekryteringserbjudande

Så kan Lernia hjälpa ditt företag med rekryteringslösningar nu och i framtiden

Läs mer om våra nyheter och trender