Whistleblowing

Lernia är ett öppet och ärligt företag och arbetar för att i största möjliga utsträckning motverka mutor och andra oegentligheter i verksamheten.

Lernia har antagit en mutbrottspolicy. Som ett led i arbetet mot mutor och liknande är vi beroende av att anställda och andra personer med koppling till Lernias verksamhet rapporterar vid farhågor om mutor och andra allvarliga oegentligheter i verksamheten.

Whistleblowersystemet ger berörda möjlighet att agera ansvarsfullt för att bevara Lernias rykte och allmänhetens förtroende för verksamheten. Med systemet vill Lernia säkerställa att misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande behandlas och adresseras på ett korrekt sätt.

Vad är whistleblowing?

Whistleblowing är ett alternativt sätt att rapportera oegentligheter och felaktigt agerande för att göra Lernias ledning och styrelse uppmärksam på misstankar om allvarliga och felaktiga ageranden.

Vad omfattas av whistleblowersystemet?

De uppgifter som kommer in via systemet kan innehålla känsliga personuppgifter, till exempel kan en viss person utpekas som misstänkt för brott. Personuppgiftslagen innehåller regler för hur sådana integritetskänsliga personuppgifter får hanteras. Behandling kräver starka skäl. Finns inte sådana starka skäl får personuppgifterna inte sparas.

Systemet omfattar därför bara allvarliga oegentligheter som skulle kunna ha en skadlig inverkan på Lernias affärsverksamhet och som på grund av oegentlighetens karaktär inte kan rapporteras på vanligt sätt, såsom:

• Olagliga aktiviteter
• Finansiella bedrägerier (till exempel oriktig bokföring, överträdelser av interna kontrollprocedurer, förskingring av tillgångar eller bedrägeri)
• Mutor och korruption (till exempel tagande eller givande av muta)
• Brott mot konkurrensrättslig lagstiftning (till exempel utbyte av priskänslig information, konkurrensskadlig samverkan)
• Allvarliga hot mot miljö, hälsa och säkerhet
• Aktiviteter som på andra sätt är att se som allvarligt olämpligt agerande (till exempel diskriminerande arbetsrutiner, användandet av barnarbetskraft, brott mot mänskliga rättigheter).

Vad omfattas inte av whistleblowersystemet?

• Mobbning
• Alkohol eller drogproblem
• Mindre stölder på jobbet
• Mindre allvarliga arbetsmiljöproblem
• Brott begångna av andra än personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning inom koncernen.

Var bör du lämna tips?

Den som har farhåga om oegentligheter i Lernias verksamhet bör i första hand ta kontakt med chef/den person som bestämmer över den berörda avdelningen på Lernia. Beroende på oegentlighetens karaktär och på den person som misstänks för felaktigt agerande, kommer den överordnade eller chefen besluta om frågan skall föras vidare till Lernias ledning. I andra hand, och som ett komplement till de vanliga rapporteringskanalerna och procedurerna för hantering av allvarliga felaktiga ageranden, kan du rapportera allvarligt felaktiga ageranden via meddelandeformuläret längst ned på den här sidan eller direkt till Lernias förtroendepersoner på telefon 070-375 02 68.

Hur kommer informationen att hanteras?

Information som lämnas i meddelandeformuläret på den här sidan kommer direkt till Lernias förtroendepersoner för mutbrotts- och whistleblowingfrågor. För närvarande är dessa Lernias två bolagsjurister. Lernias förtroendepersoner kommer efter mottagandet att tillsammans avgöra om den inkomna informationen är av sådan karaktär att den kan hanteras i Whistleblowersystemet:

• Om så är fallet kommer en utredning att inledas.
• Om informationen inte är sådan att den kan behandlas inom ramen för systemet kommer meddelandet att raderas.

Regler till skydd både för rapportör och anmälda

Rapportören

En person som har rapporterat en allvarlig oegentlighet eller ett uppenbart felaktigt agerande, kommer att få Lernias stöd och Lernia kommer inte att tolerera någon form av sanktion, missgynnande eller diskriminering av personen.

Avseende varje anmälan kommer Lernia respektera anmälares önskemål om sekretess. Det kan emellertid bli svårt att följa upp och verifiera anonyma anmälningar. Om anonymitet efterfrågas kommer förtroendepersonerna i möjlig utsträckning respektera önskemålet. Särskild försiktighet kommer att iakttas för att inte oavsiktligt röja rapportörens identitet; 1) i samband med kontakter mellan förtroendepersonerna och rapportören, 2) genom utredningens utformning och innehåll.

Det är viktigt att den som överväger en anmälan försäkrar sig om att denna är välgrundad. Inga anklagelser får lämnas illvilligt eller med vetskap om att de är falska. Lernia kommer att beakta varje uppsåtligt lämnande av falska eller illvilliga anmälningar från en anställd hos Lernia som ett allvarligt disciplinärt brott.

Anmälda personer

Personer som registreras i systemet har rätt till information om att de är registrerade. Se vidare om detta nedan under rubriken: ”Rätten till information”. Läs mer i Lernias whistleblowerpolicy om regler till skydd för både rapportör och anmälda.

Utredningen

Läs mer i Lernias whistleblowerpolicy om hur utredningen går till.

Rätten till information

När information (”Data”) har samlats in, kommer personen eller personerna involverade (”Datasubjektet/en”) att informeras. Om det inte är möjligt att lämna Data omgående, till exempel för att det skulle riskera en kommande utredning, kommer Lernia att lämna ut Data till dessa personer först när sådan risk inte längre kvarstår. Registrerad person skall emellertid informeras så snart det är möjligt, och under alla omständigheter inte senare än då Data rörande registrerad person används. Information måste också lämnas till varje person som efterfrågar om det finns Data registrerad om honom/henne (26 § personuppgiftslagen (1998:204)). Sådan information skall som huvudregel lämnas inom en månad och aldrig senare än fyra månader efter det att förfrågan gjorts. Den information som lämnas ut på begäran får inte avslöja identiteten hos den person som lämnat informationen.

Tänk på att meddela:

• Det är viktigt att du beskriver alla fakta i ärendet om det rapporterade problemet – inklusive de förhållanden som du tror är mindre viktiga. Ju mer specifik din anmälan är desto lättare är det att hantera och utreda.
• Vilken är din relation till Lernia? Till exempel är du anställd, konsult, leverantör, företagskund eller deltagare i en utbildning?
• Information om den person du vill rapportera. Till exempel: namn, ort, vilken befattning personen har på Lernia.
• Vad du konkret har observerat (vem, vad, var, hur länge och när (datum).
• Namn, uppgifter och adress på eventuella andra involverade.
• Uppge kontaktuppgifter om vi måste kontakta dig gällande saken: ditt namn, telefon- eller mobilnummer, e-postadress.