Personuppgifter i Lernia Utbildning AB

Integritetspolicy

När det i denna information hänvisas till Anställningen, menas Anställningsavtalet. Med begreppet Deltagare menas studerande som deltar i utbildningar men inte är anställda. 

En uppdragsgivare kan vara en kommun, myndighet eller annat offentligt organ, primärt menas myndigheten för Yrkeshögskolan.

För att kunna utföra sin verksamhet och sköta Anställningen eller erbjuda Utbildningar är det nödvändigt för Lernia Utbildning att behandla en del personuppgifter om dig.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden 

Lernia Utbildning AB är personuppgiftsansvarig och den som ansvarar för behandling av dina personuppgifter.

Kontakt

Lernia Utbildning AB
Box 787
801 29 Gävle

Växel: 0771-650 650
E-post: info@lernia.se 

Dataskyddsförordningen

I Sverige gäller Dataskyddsförordningen och andra föreskrifter till skydd för behandling av personuppgifter. Bestämmelserna syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. En viktig del i integritetsskyddet är att informera dig om vilken behandling som sker och för vilka ändamål. Det sker genom den information du nu läser. 
För att utnyttja dina rättigheter enligt GDPR kan du mejla till e-postadressen ovan.

När samlar vi in personuppgifter?

Här följer information om vilka personuppgifter som behandlas samt hur och för vilka ändamål.

Besökare på hemsidan

Vi behandlar uppgifter om hur vår hemsida används. Om du godkänner cookies kan uppgifter i form av ip-adress och vilken enhet (mobil, dator etc) som används även användas i marknadsföringssyften och i en djupare analys av hur hemsidan nyttjas. Ett samtycke är giltigt som mest i ett år men du kan själv återkalla det tidigare.

Deltagare

Vi får primärt uppgifter om dig från dig själv. Vi kan även samla in uppgifter från externa källor från myndighet eller annan part där du sökt utbildningen. Den lagliga grunden för vår behandling att vi lutar oss mot avtal eller möjligheten att ingå avtal (samma artikel). 

Viss behandling kan omfattas av krav enligt lag eller avtal. Vi är skyldiga att följa lagen om Yrkeshögskolan m.fl. författningar inom det området. Vi kan även behöva behandla uppgifter för att uppfylla krav enligt bokföringslagen, rapporteringsskyldighet till Uppdragsgivaren, CSN och Försäkringskassan m.fl.
Lernia Utbildning lagrar Deltagares personuppgifter under den tid som är nödvändig för att fullgöra ändamålet med behandlingen. Våra gallringstider följer då i huvudsak de föreskrifter och gallringsråd som gäller för aktuella skolformer eller andra lagreglerade utbildningar. Normalt sparas deltagarlistor max 1 månad efter avslutad utbildning medan ekonomisk information behöver sparas i sju bokföringsår.

Referenter

Vi kan behandla uppgifter om dig i samband med att en kandidat lämnat uppgifter i form av namn och kontaktuppgifter. Detta sker i samband med en anställningsprocess och vi lutar oss mot vårt legitima intresse att kunna ta referenser på sökande. Uppgifterna raderas högst en månad efter genomförd anställningsprocess.

Anställda 

Uppgifterna om dig ska primärt användas för att administrera och i övrigt sköta alla uppgifter som hör ihop med Anställningen, så som att sköta löneutbetalningar, beräkna semesterdagar, se till att andra förmåner blir korrekt beräknade eller lämnade, t.ex. pensionsförsäkringspremier, semesterersättning eller liknande. Uppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter och bankuppgifter. I dessa fall lutar vi oss mot anställningsavtalet som rättslig grund. 

I de fall det krävs för tjänsten kan vi behandla uppgifter i form av körkort och utbildningsintyg. I dessa fall lutar vi oss mot vårt legitima intresse för att säkerställa rätt kompetens för tjänsten. Vi kan också behandla uppgifter i form av foto vilket vi utifrån en intresseavvägning anser är legitimt att behandla för interna ändamål som att internt visa bild på ett namn. Skulle det visas upp externt kan det krävas samtycke om det inte gäller ledande personer.

Vi kan också komma att behandla personuppgifter för att hävda eventuella rättsliga anspråk, t.ex. inför en framtida rättstvist. Vi behöver också behandla vissa anställningsuppgifter för att säkerställa lagstadgad rätt, ex semesterlagen. Vissa rättigheter uppkommer även genom avtal (främst kollektivavtal) och även för att säkerställa dessa ändamål kan vi behandla dina personuppgifter.

Uppgifter i bokföringssyfte behöver sparas i sju bokföringsår medan uppgift om anställning kan behöva sparas i upp till tio år efter anställningen avslutats p.g.a. preskriptionslagen gällande rättsliga anspråk.

Anställdas anhöriga

Vi kan behandla uppgifter om en nära anhörig. Detta gäller primärt för de som har en tillsvidareanställning hos Lernia Utbildning AB. Vi har ett legitimt intresse av att kunna kontakta en anhörig utifall en anställd skulle råka ut för en skada eller bli sjuk t.ex. 

Utlämnande av personuppgifter

Insamlade uppgifter kan komma att lämnas ut till våra kunder i form av kommuner, företag eller myndigheter, samarbetsparter eller andra bolag. 

Vi är enligt lag skyldiga att lämna ut uppgifter om anställda till Skatteverket, Försäkringskassan och ev andra myndigheter. Vi lämnar också ut uppgifter till banker vid utbetalning av lön. Enligt avtal behöver vi lämna uppgifter till företag som administrerar tjänstepension, stöd vid varsel och även till fackförbund. 
Som anställd kan dina uppgifter delas med företag vi använder för att boka resor såväl som med försäkringsbolag och företagshälsovård. 

Har du lämnat samtycke för marknadsföringscookies kommer uppgifter lämnas till plattformar där vi marknadsför oss.

Uppgifter kan även läsas av samarbetspartners som exempelvis är stöd för vår IT-miljö. De omfattas dock av sekretess och detta anses enligt Dataskyddsförordningen inte ett utlämnande av uppgifter då dessa företag inte får använda uppgifter i eget syfte.

Kategorier av uppgifter som kan behandlas för Deltagare

Generellt för alla personuppgifter om dig gäller att de ska användas för elev-/deltagaradministrativa ändamål, dvs. att kunna planera, genomföra och följa upp din utbildning i enlighet med skollagen, lagen om yrkeshögskolan, Skolverkets föreskrifter om utbildning, läroplaner, kursplaner och andra av myndigheter beslutade styrande dokument för utbildning.
Ytterligare ändamål som genomsyrar all personuppgiftsbehandling i vår utbildningsverksamhet är att Deltagare ska nå de mål som ställs upp i skolförfattningar och läroplaner. Likaså att Deltagare genom strukturerad undervisning ska ges ett kontinuerligt och aktivt lärarstöd i den omfattning som behövs för att skapa förutsättningar för att Deltagare når de kunskapskrav som minst ska uppnås och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Det måste gå att skapa scheman och lektionspass samt veta vilka som går utbildningen.

Personuppgiftsbehandling kan också komma att ske för att du ska kunna få ett konto i skolans IT-miljö, en bärbar dator eller dylikt. för att du t.ex. ska kunna skriva dina skolarbeten eller leta efter information på internet. Vi behandlar även Deltagares personuppgifter för resultatuppföljningar som görs för dels Uppdragsgivarens systematiska kvalitetsarbete, dels nationell uppföljning och utvärdering.
Dina personuppgifter kan även komma att behandlas automatiskt i undervisningen genom t.ex. att du får arbeta via en lärplattform eller via e-post.

Personliga grunduppgifter

Med personliga grunduppgifter menar vi uppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter är nödvändiga att behandla bl.a. för att kunna kommunicera effektivt med dig, på ett effektivt sätt kunna identifiera dig, skapa klass-/grupplistor, sköta den elev-/deltagaradministrativa verksamheten, skicka information till dig och över huvud taget kunna vidta nödvändiga åtgärder för att genomföra din utbildning. Men även för att kunna ta emot och erbjuda dig plats i de olika utbildningar vi bedriver.

Uppgifter om antagning, reservplats och liknande

Vi behöver dokumentera vilka som antagits, vilka som är på reservplats, om deltagande påbörjats m.m. för att det ska vara möjligt att sköta uppgiften att utbilda.

Uppgifter om närvaro, frånvaro och liknande

Vi har behov av att registrera din frånvaro och närvaro, om deltagande pågår, studieavbrott samt, ibland, avbrottsorsak, ändringar av studieperioden, studieuppehåll m.m. Detta bl.a. för att kunna rapportera till Uppdragsgivaren, som underlag för betygssättning, korrekt fakturering eller andra åtgärder samt naturligtvis de allmänna ändamålen som anges ovan.

Även uppgifter om befrielse från sådana inslag i undervisningen som är obligatoriska kommer behandlas i förekommande fall.

Uppgifter i form av värderande omdömen

Vi behöver registrera uppgifter om dig i form av värderande omdömen som är relevanta för din utbildning. Ändamålet med den behandlingen är bl.a. att ha relevant dokumentation till grund för och i utvecklingsplaner. I utvecklingsplaner kan integritetskänsliga omdömen och bedömningar av din kunskapsnivå och dina möjligheter att nå kunskapskrav förekomma. Ytterligare behandling sker i form av dokumentation av dina kunskaper för att kunna hålla utvecklingssamtal.

Uppgifter om ämnes- och kursval m.m.

Vi har behov av att upprätta företeckningar över dina ämnes- och kursval eller val av utbildningsmoduler eller motsvarande, däribland språkval och modersmålsundervisning. Detta gäller även vilka kurser/utbildningar du har sökt, kurskoder, start- och slutdatum, studietakt och studiepoäng eller motsvarande.

Personuppgifter om betyg i ämnen, kurser och skolarbeten

Vi behöver dokumentera uppgifter om betyg i ämnen, provresultat, kurser och skolarbeten inför betygssättning och även i själva betygssättningen. Dessa kan sammanställas i betygskataloger eller motsvarande dokument.

Uppgifter om disciplinära åtgärder samt skälen för sådana åtgärder

Om disciplinära åtgärder vidtas måste vi dokumentera dessa skriftligen. Skälen för åtgärderna dokumenteras för att det ska kunna kontrolleras om åtgärderna varit befogade. Ett exempel kan vara i samband med avstängning av Deltagare. Dokumenterade uppgifter kan lämnas vidare till Uppdragsgivaren som underlag för dennes beslut.

Uppgifter om specialpedagogiska insatser

I den mån vi behöver företa specialpedagogiska insatser kommer de personuppgifter behandlas som är nödvändiga för att utreda och bestämma vilka insatser som behövs och som faktiskt vidtas.

Personuppgifter i form av fotografier eller dylikt

Personuppgiftsbehandling kan undantagsvis förekomma i form av att Deltagare fotograferas av personalen i syfte att dokumentera verksamheten. Något som dock kommer att förutsätta frivillig medverkan, dvs. samtycke. Personuppgiftsbehandling i form av ljud- och filminspelningar kan även förekomma i undervisningssammanhang och elev-/deltagararbeten.

Uppgifter om boklån m.m.

Även i skolbiblioteken behandlas Deltagarnas personuppgifter för att personalen ska kunna ha kontroll över vilka böcker som är utlånade till vem.

Uppgifter vi är skyldiga att lämna till en huvudman

Personuppgifter kan, i förekommande fall, behandlas i samband med att vi informerar om att vi tagit emot en Deltagare för att vi ska få ersättning från Deltagarens hemkommun eller annan Uppdragsgivare. Detta kan vara fallet om en elev har ett omfattande behov av särskilt stöd eller ska erbjudas modersmålsundervisning som innebär att elevens hemkommun ska betala ett tilläggsbelopp. I en ansökan om tilläggsbelopp förekommer känsliga personuppgifter om Deltagaren, t.ex. uppgift om funktionsnedsättning och behov av tekniska hjälpmedel.

Personnummer eller andra identifikationsnummer

Vi kommer att behandla ditt personnummer eller, i förekommande fall, andra identifikationsnummer. Vår bedömning är att användning av personnummer och andra liknande identifikationsnummer är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering och/eller andra beaktansvärda skäl. Uppgiften behövs för säker behörighetsadministration och för att säkert och entydigt kunna examinera och betygssätta rätt studerande.

Uppgifter om behörighetsgivande omständigheter

Vi behandlar uppgifter om dig som visar din behörighet att tas emot på utbildningen. Om inte alla behöriga sökande till en utbildning kan tas emot, ska ett urval göras bland de sökande. Av de mer specificerade bestämmelserna om urval framgår bl.a. att tillämpliga urvalsgrunder är betyg, särskilt prov, tidigare utbildning och yrkeserfarenhet. I samband med antagning till utbildning inom yrkeshögskolan behandlas därmed personuppgifter i form av namn, personnummer, kontaktuppgifter och den sökandes olika utbildningar och meriter.

Uppgifter om resultat under yrkeshögskoleutbildningen

Utbildningen inom Yrkeshögskolan ska bedrivas i form av en eller flera kurser, vilka betygssätts m.m. I bedrivandet av utbildningen behandlas således personuppgifter i form av i vart fall namn, personnummer och genomförda moment i undervisningen och den studerandes då erhållna resultat samt betyg.

Uppgifter om tillgodoräkningsbar kompetens

En studerande får under vissa förutsättningar och för en del av utbildningen tillgodoräkna sig annan genomgången utbildning eller motsvarande kunskaper, färdigheter och kompetenser som har förvärvats i yrkesverksamhet eller på annat sätt. I fråga om prövning av tillgodoräknande behandlas därmed personuppgifter i form av nu nämnda information om den studerande.

Uppgifter om utbildningsbevis, examensbevis och uppfyllande av krav för dessa

En utbildningsanordnare får utfärda utbildningsbevis och examensbevis. Av lagen om yrkeshögskolan framgår vilka krav en studerande ska uppfylla för att få avsluta utbildningen med en yrkeshögskoleexamen respektive en kvalificerad yrkeshögskoleexamen. En studerande som uppfyller kraven för en examen ska på begäran få ett examensbevis av den ansvariga utbildningsanordnaren. En studerande som inte har fullgjort vad som krävs för en examen eller som inte begär att få ett examensbevis ska på begäran få ett utbildningsbevis. För att nämnda bevis ska kunna utfärdas behöver det behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, genomförda kurser och betyg.

Uppgifter som lämnas till Myndigheten för yrkeshögskolan

Myndigheten för Yrkeshögskolan, MYH, har ett bemyndigande att meddela föreskrifter om att en ansvarig utbildningsanordnare ska lämna uppgifter till MYH om de studerande och deras studieresultat, betyg och examina. MYH får även meddela föreskrifter om på vilket sätt och när uppgifterna ska lämnas. Med stöd av bemyndigandet har MYH meddelat föreskrifter om studiedokumentation. Vi behandlar uppgifter om de studerande vid Yrkeshögskolan i enlighet med MYH:s beslut.

Behandling i studiedokumentationssystem

En utbildningsanordnare är skyldig att för varje utbildning lämna uppgifter om de studerandes fullständiga personnummer, förnamn och efternamn. Uppgifterna ska rapporteras till MYH genom en av myndigheten tillhandahållen digital plattform eller tjänst. För detta ändamål använder sig MYH för närvarande av ett studiedokumentationssystem. Vidare ska uppgifter om de studerandes resultat rapporteras till MYH löpande och utan dröjsmål. Om betyg inte kan sättas ska detta rapporteras. Om en kurs har tillgodoräknats ska det framgå av rapporteringen. Vi behandlar uppgifter om de studerande i enlighet med detta.

Uppgifter i form av kopior på examensbevis, utbildningsbevis m.m.

En utbildningsanordnare ska skicka kopior på examensbevis och utbildningsbevis till MYH. Ett examensbevis ska innehålla uppgifter i form av bl.a. den studerandes fullständiga personnummer, förnamn och efternamn, examensarbete, betyg och eventuella tillgodoräknanden. Samma uppgifter, med undantag för uppgift om examensarbete, ska också finnas i ett utbildningsbevis. Vi behandlar personuppgifter om de studerande i enlighet med detta.

Uppgifter om studerandeavgifter

Av 9 § första stycket lagen om yrkeshögskolan framgår att utbildning inom yrkeshögskolan, för vilken utbildningsanordnaren får statsbidrag eller särskilda medel enligt 8 §, ska vara avgiftsfri för de studerande. Enstaka inslag som de studerande får betala ett obetydligt belopp för får dock förekomma. Av tredje stycket följer att anordnare av utbildningar som inte får statsbidrag eller särskilda medel får ta ut skäliga studerandeavgifter. Behandling av personuppgifter kan därmed förekomma för att fastställa skyldighet att betala vissa avgifter och att betalning har skett.

Kontroll och loggning

Dina förehavanden i IT-systemen kan komma att kontrolleras och loggas. Ändamålet är att kunna övervaka och följa upp att ditt arbete utförs korrekt och i enlighet med interna föreskrifter och rutiner. Vi lutar oss mot vårt intresse av att ha en fungerande IT-miljö väger tyngre än individens intresse av att inte bli loggad.

Specifika kategorier av uppgifter som kan behandlas för anställda eller inför anställning

Facktillhörighet

I förekommande fall kan uppgift om facktillhörighet behandlas. Det kan vara nödvändigt för att korrekt handha lönerevision, fullgöra förhandlingsskyldighet enligt lag eller kollektivavtal, lämna meddelanden enligt lag eller kollektivavtal, klargöra rätt parter och rätt forum (domstol) vid en tvist rörande anställningen. Därmed lutar vi oss mot vår skyldighet enligt lag eller avtal att behandla dessa uppgifter. Vi kan även behöva lämna ut uppgifter till fackförbund över anställda.

Personuppgifter om hälsa

Personuppgifter om hälsa kan i viss utsträckning komma att behandlas, t.ex. om sjukskrivning, vård av barn, friskvård, rehabilitering, arbetsträning, företagshälsovård och liknande. Ändamål för detta är bl.a. att följa och uppfylla anställningsavtalet eller rättsliga förpliktelser i form av att genomföra hälsoövervakning och medicinsk kontroll enligt arbetsmiljölagen, betala rätt sjuklön, göra löneavdrag för karensdag, rapportera till berörda myndigheter, ha korrekt underlag för löneersättning eller andra ersättningar (t.ex. för medicin eller andra utgifter), säkerställa att vi uppfyller våra rättsliga förpliktelser som arbetsgivare, utreda rätt till frånvaro, rehabiliteringsbehov eller andra behandlingsinsatser.

Kontroll och loggning

Dina förehavanden i IT-systemen kan komma att kontrolleras och loggas. Ändamålet är att kunna övervaka och följa upp att ditt arbete utförs korrekt och i enlighet med interna föreskrifter och rutiner. Vi lutar oss mot vårt intresse av att ha en fungerande IT-miljö väger tyngre än individens intresse av att inte bli loggad.

Skyddade personuppgifter

Även om dina personuppgifter är skyddade måste vi i regel behandla dem som om de inte vore det. Du måste dock, när det är lämpligt, dvs. om du har skyddat personnummer eller kvarskrivning informera Lernia Utbildning om detta, så att vi kan vidta lämpliga skyddsåtgärder. Om du skulle ha ändrad identitet utgår vi från att du normalt inte upplyser om den saken.

Kreditupplysningar

Vi kan komma att inhämta kreditupplysningar inom ramen för en urvalsprocess för att undersöka om en person har eventuella betalningsanmärkningar. Detta gäller endast beträffande vissa uppdrag eller roller. Kreditupplysning inhämtas enbart om vi har ett legitimt behov att ta del av uppgifterna, det vill säga en anledning att göra en ekonomisk riskbedömning beträffande dig. Ett sådant behov kan vara att du i din anställning kan komma att ha ett stort ekonomiskt ansvar. Det kan även finnas fall där det finns en rättslig skyldighet att vidta sådana åtgärder.

Lagring och behandling av dina personuppgifter

Vårt register för lagring av personuppgifter finns normalt inom EU/EES. Om överföring av personuppgifter görs till land utanför EU/EES-området sker det med stöd av godkänd överföringsnyckel enligt artikel 45 eller 46 i GDPR.

Vi använder oss i vissa utbildningar av digitala verktyg som behandlar uppgifter utanför EU/EES. Uppgifter kommer då att behandlas i USA med stöd av SSC (EU:s standardavtalsklausuler), certifiering inom DPF (Data Privacy Framework) samt BCR (Binding Corporate Rules). 

Säkerhet och sekretess

De personuppgifter som du lämnar lagras och behandlas under sekretess i enlighet med våra interna riktlinjer.

Automatiserad behandling och profilering – learning analytics

Delar av våra utbildningstjänster är automatiserade. Det innebär att uppgifter om dig samlas, analyseras och struktureras till en studerandeprofil på olika nivåer för att förbättra förutsättningarna för ditt lärande. Detta för att ge stöd för lärares bedömning liksom beslutsstöd. Men även för att få veta mer om din inlärningsprocess. Profilen används för att analysera och förutsäga studieprestationer, beteenden m.m. Uppgifter som samlas in är t.ex. en detaljerad loggning av dina aktiviteter, när på dygnet du arbetar i systemet, hur du kommunicerar och interagerar med lärare och andra Deltagare och hur aktivt du arbetar med dina olika ämnen i systemet.

Inför förvärv

Dina personuppgifter kan komma att behandlas i samband med förvärv eller avyttrande av bolaget. 

Dina rättigheter

1. Din rätt till tillgång
Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt till tillgång till viss information från den personuppgiftsansvariga och dennas behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att förses med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. 
2. Din rätt till rättelse
Du har rätt att vända dig till oss för att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
3. Din rätt till radering
Du har rätt att vända dig till oss för att be att uppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket.
Har du sökt jobb eller lagt upp ditt CV för spontanansökan kan du enkelt själv radera dina uppgifter i systemet via denna länk:  https://connect.lernia.se/data-privacy. 
Det finns undantag från rätten till radering. Det vanligaste exemplet är att vi behöver spara vissa uppgifter i sju bokföringsår pga Bokföringslagen, dvs att vi har en rättslig förpliktelse att spara sådana uppgifter. Det kan också finnas krav enligt lag där preskription sker efter tio år.
4. Din rätt att göra invändning mot behandling
Du har i vissa fall rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas t.ex. efter en intresseavvägning. Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. 
5. Din rätt till dataportabilitet
Personuppgifter som du lämnat till oss har du i vissa fall rätt att få ut och använda på annat håll (rätten till dataportabilitet). 
6. Din rätt att återta samtycke
Du kan återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter. En återkallelse av ett lämnat samtycke medför att ytterligare behandling av personuppgifter om dig därefter inte får ske, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.
7. Din rätt till begränsning
Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. 
8. Din rätt till att inge klagomål
Om du anser att vi behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta oss. Ytterst kan du också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.