Personuppgifter i Lernia Bemanning AB

Integritetspolicy

När det i denna information hänvisas till Anställningen, menas Anställningsavtalet eller, i förekommande fall, andra avtal om anlitande av en bemanningskonsult. Anställningen innebär att Lernia får och kommer att försöka förmedla bemanningsuppdrag mellan dig och Lernias kunder, dvs. matcha dig mot Lernias kunders behov av personal. För att kunna utföra sin verksamhet och sköta Anställningen är det nödvändigt för Lernia att behandla en del personuppgifter om dig.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträden

Lernia Bemanning AB är personuppgiftsansvarig och den som ansvarar för behandling av dina personuppgifter.

Kontakt

Lernia Bemanning AB
Box 787
801 29 Gävle

Växel: 0771-650 650
E-post: info@lernia.se

Dataskyddsombud

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsreglerna, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet via adressen dpo@lernia.se. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Dataskyddsförordningen

I Sverige gäller Dataskyddsförordningen och andra föreskrifter till skydd för behandling av personuppgifter. Bestämmelserna syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. En viktig del i integritetsskyddet är att informera dig om vilken behandling som sker och för vilka ändamål. Det sker genom den information du nu läser.

 

När samlar vi in personuppgifter?

Här följer information om vilka personuppgifter som behandlas samt hur och för vilka ändamål.

Besökare på hemsidan

Vi behandlar uppgifter om hur vår hemsida används. Om du godkänner cookies kan uppgifter i form av ip-adress och vilken enhet (mobil, dator etc) som används även användas i marknadsföringssyften och i en djupare analys av hur hemsidan nyttjas. Ett samtycke är giltigt som mest i ett år men du kan själv återkalla det tidigare.

Potentiella kandidater

Vi kan samla in uppgifter från externa källor över potentiella kandidater i syfte att hitta lämpliga personer till arbeten. Vi lutar oss då mot vårt legitima intresse att hantera uppgifter som finns på exempelvis LinkedIn eller via tips från en bekant. Sådana uppgifter kan vi spara i en månad innan vi kontaktar dig och därefter raderar uppgifterna om du inte godkänner att vi sparar dessa.

Vi kan också ta emot uppgifter från dig själv i samband med att du söker jobb eller skickar in en spontanansökan. Har du sökt ett jobb som du inte fått kommer vi radera uppgifter inom en månad från det att anställningsprocessen upphör om du inte godkänner att vi sparar uppgifterna längre. Har du skickat in en spontanansökan kommer vi efter ett år fråga om du vill spara uppgifterna längre (om vi inte redan varit i kontakt med dig). Utöver namn, personnummer och kontaktuppgifter kommer vi i dessa fall behandla uppgifter som du skickar med i ett CV. I dessa fall är den lagliga grunden för vår behandling att vi lutar oss mot avtal eller möjligheten att ingå avtal (samma artikel).

Referenter

Vi kan behandla uppgifter om dig i samband med att en kandidat lämnat uppgifter i form av namn och kontaktuppgifter. Detta sker i samband med en anställningsprocess och vi lutar oss mot vårt legitima intresse att kunna ta referenser på sökande. Uppgifterna raderas högst en månad efter genomförd anställningsprocess.

Anställda

Uppgifterna om dig ska primärt användas för att administrera och i övrigt sköta alla uppgifter som hör ihop med Anställningen, så som att sköta löneutbetalningar, beräkna semesterdagar, se till att andra förmåner blir korrekt beräknade eller lämnade, t.ex. pensionsförsäkringspremier, semesterersättning eller liknande. Uppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter och bankuppgifter. I dessa fall lutar vi oss mot anställningsavtalet som rättslig grund.

I de fall det krävs för tjänsten kan vi behandla uppgifter i form av körkort och utbildningsintyg. I dessa fall lutar vi oss mot vårt legitima intresse för att säkerställa rätt kompetens för tjänsten. Vi kan också behandla uppgifter i form av foto vilket vi utifrån en intresseavvägning anser är legitimt att behandla för interna ändamål som att internt visa bild på ett namn. Skulle det visas upp externt kan det krävas samtycke om det inte gäller ledande personer.

Vi kan också komma att behandla personuppgifter för att hävda eventuella rättsliga anspråk, t.ex. inför en framtida rättstvist. Vi behöver också behandla vissa anställningsuppgifter för att säkerställa lagstadgad rätt, ex semesterlagen. Vissa rättigheter uppkommer även genom avtal (främst kollektivavtal) och även för att säkerställa dessa ändamål kan vi behandla dina personuppgifter.

Uppgifter i bokföringssyfte behöver sparas i sju bokföringsår medan uppgift om anställning kan behöva sparas i upp till tio år efter anställningen avslutats p.g.a. preskriptionslagen gällande rättsliga anspråk.

Anställdas anhöriga

Vi kan behandla uppgifter om en nära anhörig. Detta gäller primärt för de som har en tillsvidareanställning hos Lernia Bemanning AB. Vi har ett legitimt intresse av att kunna kontakta en anhörig utifall en anställd skulle råka ut för en skada eller bli sjuk t.ex.

Utlämnande av personuppgifter

Insamlade uppgifter kan komma att lämnas ut till Lernias kunder i form av företag eller myndigheter, samarbetsparter eller andra bolag. Vi är enligt lag skyldiga att lämna ut uppgifter om anställda till Skatteverket, Försäkringskassan och ev andra myndigheter. Vi lämnar också ut uppgifter till banker vid utbetalning av lön. Enligt avtal behöver vi lämna uppgifter till företag som administrerar tjänstepension, stöd vid varsel och även till fackförbund.

Som anställd kan dina uppgifter delas med företag vi använder för att boka resor såväl som med försäkringsbolag och företagshälsovård.

Har du lämnat samtycke för marknadsföringscookies kommer uppgifter lämnas till plattformar där vi marknadsför oss.

Uppgifter kan även läsas av samarbetspartners som exempelvis är stöd för vår IT-miljö. De omfattas dock av sekretess och detta anses enligt Dataskyddsförordningen inte ett utlämnande av uppgifter då dessa företag inte får använda uppgifter i eget syfte.

 

Specifika kategorier av uppgifter som kan behandlas för anställda eller inför anställning

Facktillhörighet
I förekommande fall kan uppgift om facktillhörighet behandlas. Det kan vara nödvändigt för att korrekt handha lönerevision, fullgöra förhandlingsskyldighet enligt lag eller kollektivavtal, lämna meddelanden enligt lag eller kollektivavtal, klargöra rätt parter och rätt forum (domstol) vid en tvist rörande anställningen. Därmed lutar vi oss mot vår skyldighet enligt lag eller avtal att behandla dessa uppgifter. Vi kan även behöva lämna ut uppgifter till fackförbund över anställda.

Personuppgifter om hälsa
Personuppgifter om hälsa kan i viss utsträckning komma att behandlas, t.ex. om sjukskrivning, vård av barn, friskvård, rehabilitering, arbetsträning, företagshälsovård och liknande. Ändamål för detta är bl.a. att följa och uppfylla anställningsavtalet eller rättsliga förpliktelser i form av att genomföra hälsoövervakning och medicinsk kontroll enligt arbetsmiljölagen, betala rätt sjuklön, göra löneavdrag för karensdag, rapportera till berörda myndigheter, ha korrekt underlag för löneersättning eller andra ersättningar (t.ex. för medicin eller andra utgifter), säkerställa att Lernia uppfyller sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare, utreda rätt till frånvaro, rehabiliteringsbehov eller andra behandlingsinsatser.

Kontroll och loggning
Dina förehavanden i IT-systemen kan komma att kontrolleras och loggas. Ändamålet är att kunna övervaka och följa upp att ditt arbete utförs korrekt och i enlighet med interna föreskrifter och rutiner. Vi lutar oss mot vårt intresse av att ha en fungerande IT-miljö väger tyngre än individens intresse av att inte bli loggad.

Skyddade personuppgifter
Även om dina personuppgifter är skyddade måste Lernia i regel behandla dem som om de inte vore det. Du måste dock, när det är lämpligt, dvs. om du har skyddat personnummer eller kvarskrivning informera Lernia Bemanning om detta, så att vi kan vidta lämpliga skyddsåtgärder. Om du skulle ha ändrad identitet utgår vi från att du normalt inte upplyser om den saken.

Kreditupplysningar
Vi kan komma att inhämta kreditupplysningar inom ramen för en urvalsprocess för att undersöka om en person har eventuella betalningsanmärkningar. Detta gäller endast beträffande vissa uppdrag eller roller. Kreditupplysning inhämtas enbart om vi har ett legitimt behov att ta del av uppgifterna, det vill säga en anledning att göra en ekonomisk riskbedömning beträffande dig. Ett sådant behov kan vara att du i din anställning kan komma att ha ett stort ekonomiskt ansvar. Det kan även finnas fall där det finns en rättslig skyldighet att vidta sådana åtgärder.

Resultat från drogtester
Anställd personal som avses bli uthyrd till kund kan komma att bli föremål för drogtester. Detta bl.a. för att säkerställa arbetskapacitet och lämplighet för en viss tjänst. Tester genomförs om kunden kräver detta eller som en del av ett rehabiliteringsfall.

Resultat från drogtester är en uppgift om hälsa. Behandlingen är normalt tillåten om den är nödvändig för bedömningen av arbetskapacitet eller lämplighet för en viss tjänst. Lernia har rutiner för att endast utföra drogtester när det är nödvändigt för att upprätthålla säkerhet och för att etablera förtroende för den testade.

Screening mot sanktionslistor
Kunder till Lernia Bemanning kan komma att ställa krav på att anställda kontrolleras mot olika sanktionslistor och andra typer av register. Vi får endast göra sådana kontroller under kontroll av myndighet eller om Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, beviljat undantag för sådan typ av behandling. Lernia har därför rutiner för att hantera begäran om så kallad "screening" mot sanktionslistor m.m.

Uppgifter ur belastningsregister eller annars om brott
All behandling av uppgifter om en anställds uppgifter ur belastningsregistret, fällande domar i brottmål och liknande är förbjuden. Vi behandlar därför inte sådana uppgifter men kan däremot komma att ställa frågor om den här aktuella typen av förhållanden och även kräva att den enskilde uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kan registrera att en anställd har tillfrågats men informationen som framkommer kommer däremot inte att registreras.

Uppgifter om brott kan komma att behandlas också om du gör något brottsligt i tjänsten eller under sådana omständigheter att vad du gjort kan läggas till grund för Lernia Bemannings rättsliga anspråk mot dig, vår skyldighet att agera eller liknande. Detta i synnerhet om det är nödvändigt för att vidta, eller i efterhand förklara eller försvara, arbetsrättsliga eller andra åtgärder mot dig, såsom polisanmälan.

 

Lagring och behandling av dina personuppgifter

Lernias register för lagring av personuppgifter finns normalt inom EU/EES. Om överföring av personuppgifter görs till land utanför EU/EES-området sker det med stöd av godkänd överföringsnyckel enligt artikel 45 eller 46 i GDPR.

I rekryteringsprocessen använder vi oss av verktyget Teamtailor som behandlar uppgifter utanför EU/EES. Uppgifter kommer att behandlas i USA med stöd av SSC (EU:s standardavtalsklausuler), certifiering inom DPF (Data Privacy Framework) samt BCR (Binding Corporate Rules). Befinner du dig utanför EU/EES vid ansökan kommer uppgifter om din ip-adress delas med it-leverantör i det landet.

Säkerhet och sekretess

De personuppgifter som du lämnar lagras och behandlas under sekretess i enlighet med Lernias interna riktlinjer.

Betygssättning av anställda respektive arbetsgivare

I vissa av Lernias tjänster har arbetsgivare och konsult möjlighet att betygssätta varandra. Dessa betyg lagras av Lernia Bemanning och blir del av arbetsgivar- och kandidatprofilerna som används vid matchning.

Automatiserad behandling och profilering

Delar av våra tjänster är automatiserade. Det innebär att uppgifterna om dig struktureras till en digital konsultprofil som automatiskt matchas mot arbeten. Beslut fattas alltid av en fysisk person. En automatiserad behandling sker som stöd för att identifiera lämpliga kandidater.

Inför förvärv

Dina personuppgifter kan komma att behandlas i samband med förvärv eller avyttrande av bolaget.

 

Dina rättigheter

1. Din rätt till tillgång

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt till tillgång till viss information från den personuppgiftsansvariga och dennas behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att förses med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

2. Din rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till Lernia för att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

3. Din rätt till radering

Du har rätt att vända dig till Lernia för att be att uppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket.

Har du sökt jobb eller lagt upp ditt CV för spontanansökan kan du enkelt själv radera dina uppgifter i systemet via denna länk:  https://connect.lernia.se/data-privacy.

Det finns undantag från rätten till radering. Det vanligaste exemplet är att vi behöver spara vissa uppgifter i sju bokföringsår pga Bokföringslagen, dvs att vi har en rättslig förpliktelse att spara sådana uppgifter. Det kan också finnas krav enligt lag där preskription sker efter tio år.

4. Din rätt att göra invändning mot behandling

Du har i vissa fall rätt att invända mot Lernias behandling av dina personuppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas t.ex. efter en intresseavvägning. Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring.

5. Din rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du lämnat till Lernia har du i vissa fall rätt att få ut och använda på annat håll (rätten till dataportabilitet).

6. Din rätt att återta samtycke

Du kan återkalla ett samtycke till behandling av personuppgifter. En återkallelse av ett lämnat samtycke medför att ytterligare behandling av personuppgifter om dig därefter inte får ske, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

7. Din rätt till begränsning

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse.

8. Din rätt till att inge klagomål

Om du anser att Lernia behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen, ska du i första hand kontakta Lernias dataskyddsombud som hjälper dig med ärendet. Ytterst kan du också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.