Externa ledamöter i Lernias styrelser och utskott

Ändamål

Ändamålet med behandlingen är att Lernia på ett effektivt och lagligt sätt ska kunna bedriva styrelsearbete och redovisa uppgifter till myndigheter enligt lag.

Vilka uppgifter?

I styrelsearbetet behandlar Lernia dina personuppgifter för det löpande arbetet. Det gör att ditt namn och kontaktuppgifter till dig finns i adresslistor och e-postgrupper. För anmälan till myndigheter, t.ex. Skatteverket och Bolagsverket liksom för utbetalning av arvode använder vi också ditt personnummer och kontonummer.

Ditt namn och din e-postadress finns med i kalenderbokningar och också i resebokningar och i protokoll och andra möteshandlingar som krävs enligt reglerna i Aktiebolagslagen. I den utsträckning som e-post eller liknande meddelanden skickas mellan dig och Lernia kommer dina personuppgifter också under en kortare tid att finnas i Lernias e-postsystem. Uppgifter om dina meriter och väsentliga uppdrag i andra styrelser liksom din bild finns upplagda på Lernias intranät och externa hemsida.

Dina personuppgifter delas

Dina personuppgifter rapporteras vidare till myndigheter enligt lag, t.ex: Skatteverket och Bolagsverket, och också till Lernias revisor.

Behandlingar

Lernias behandlingar av dina personuppgifter sker i form av: inhämtande, registrering, kommunikation, organisering, lagring, förevisande, bearbetning, användning, ändring, sökning, utlämnande, spridning, sammanställning, bedömning, i förekommande fall blockering, utplåning eller förstöring.

Lagringstid

• Adresslistor sparas så länge de är aktuella och därefter i 1 år.
• Personuppgifter i e-post raderas löpande av Lernias avsändare och mottagare
• Kalenderbokningar sparas i 5 år efter mötesdatum
• Personuppgifter i verifikationer bevaras enligt lag, normalt 7 år.
• Protokoll och andra styrelsehandlingar är bevarandematerial och gallras inte.

Lagringsplatser

Personuppgifter kopplade till styrelsearbetet finns i flera verktyg: extern styrelseportal, internt samarbetsrum för styrelsehandlingar, arkivsystem, bokföringssystem, lönesystem, system för e-post och kalendrar samt på Lernias intranät och externa hemsida. Dessa verktyg finns hos systemleverantörer med servrar som normalt är placerade i Sverige eller annat EES-land. Överföring till tredje land sker inte utan särskild utredning. Pappersoriginal förvaras inledningsvis i kassaskåp på huvudkontoret och därefter hos en certifierad samarbetspartner för pappersarkivering i Sverige. Från och med 2021 sker originalhanteringen med digitala signaturer och dokumenten sparas i pdf-filer.

Laglig grund

De lagliga grunderna för Lernias behandling av dina personuppgifter är:

• Rättslig förpliktelse
• Intresseavvägning

Säkerhet

Vissa grundläggande personuppgifter om styrelseledamöter är odramatiska och offentliga. Det gäller t.ex. den information som enligt gällande regler finns i aktiebolagsregistret och på bolagets hemsida. För andra uppgifter – t.ex. personuppgifter i styrelseprotokoll – gäller sekretess och uppgifterna förvaras i system som ligger innanför Lernias brandvägg och skyddas genom organisatoriska och systemmässiga säkerhetsåtgärder såsom kryptering, behörighetskontroll och lösenord. Mer om säkerhet finns att läsa i Lernias informationssäkerhetspolicy.

Kontaktinformation

Ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är:

Lernia AB
Box 787
801 29 Gävle

För frågor om behandling av personuppgifter kan du nå oss via e-post, dpo@lernia.se.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om de personuppgifter som finns lagrade hos oss om dig. Dessutom kan du, enligt de lagstadgade villkoren, begära korrigering av felaktiga data, begränsning av data eller radering av dina personuppgifter. Du har också rätt att invända mot den behandling som grundar sig på en intresseavvägning. Vad gäller den behandling som grundar sig på en avtalsrelation mellan oss har du rätt att begära att få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Du kan alltid kontakta oss för att få hjälp eller information om dina rättigheter på dpo@lernia.se. Om du inte är nöjd med det svar du får har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Här hittar du ytterligare information om Lernias personuppgiftsbehandling.