2017-11-06 -

 

Blogginlägg

Julschemat hänger löst och det är kaos i bemanningspusslet inför långhelgerna – lugn, vi hjälper dig!

Alla vill vara lediga både före och efter dopparedagen, och allra helst hela nyårshelgen. Du som chef måste lägga schema och vara rättvis, och blir ändå anklagad för att inte tillgodose allas önskemål. Annelie Haevaker, platschef, Lernia Östergötland, ger dig bästa tipsen för hur du fixar schemat.

Så säkrar du julbemanningen.

– För att klara sin julbemanning som företag gäller det att ha en bra planering. Viktigt är att man frågar sig hur många anställda som kommer att behövas respektive dag. Se också till att ha en back-up-plan för om någon nyckelperson skulle bli sjuk eller frånvarande av annan anledning. Vem har då möjlighet att rycka in? säger Annelie Haevaker.

Avgörande vilken typ av företag

Det är såklart skillnad på hur små och stora företag löser sin bemanning över jul. Olika typer av företag har också olika utmaningar.

– Det är väldigt olika beroende på om det är deras högsäsong eller lågsäsong – skillnaderna kan vara som natt och dag. Den ena företaget stänger i två veckor medan det andra har sin bästa period på året.

Annelie Haevaker har själv erfarenhet från ICA Maxi och julbemanningen i livsmedelsbranschen, där jul och påsk är de riktigt stora högtiderna med rejäla säljtoppar.

– Det var "galet" mycket att göra. Här var det mycket viktigt med planeringen och att säkra upp vilka av alla extraanställda som kunde arbeta om det behövdes, så att det fanns så få frågetecken som möjligt när behovet uppstod. Här arbetade en för alla, alla för en. Det spelade ingen roll om man satt i ledningsgruppen om det fattades två stycken som skulle plockat mejerikylen när Arla kom med leveransen – här hjälptes alla åt oavsett position för att lösa situationen, säger hon.

Men trots god planering fanns många utmaningar just kring julens scheman och ledigheter.

– Vi hade många studenter som extraanställda och en del av dem åkte hem till sina familjer under jullovet, många arbetande föräldrar ansökte om föräldraledighet i mycket god tid (som inte går att neka) dessutom är det ju en vinterperiod där influensor och förkylningar kan göra att man får fler bortfall i personalstyrkan än vanligt, säger Annelie Haevaker.

Ge alla en liten ledighet

Hon poängterar att det är viktigt att försöka vara så rättvis som möjligt och gärna se till att alla får en liten ledighet på tre till fem dagar.

– Så att alla medarbetare hinner njuta och ladda batterierna. När jag var regionchef på Esprit kom vi överens om vilka som jobbade mellan jul och nyår och vilka som jobbade mellan nyår och trettonhelgen. Så länge det inte går ut över verksamheten och kunderna får man en mycket bättre leverans i sin verksamhet om personalen har fått vara lite ledig och hunnit ladda om.

För att undvika missförstånd från år till år gäller det också att ha koll på tidigare års julplanering.

– Det är viktigt att spara scheman över tid, så att man kan leva upp till rättvisan och påvisa hur det var om någon undrar, säger hon.

Så långt det är möjligt tycker Annelie Haevaker att man ska försöka tillgodose de anställdas önskemål om ledighet.

– Då blir både arbetsmiljön och leveransen på arbetet mycket bättre, men ha för den skull verksamheten i fokus när du gör detta arbete, det är verksamheten som är vårt levebröd och den får inte bli lidande på något sätt.

Ta in extern bemanning

Ett sätt att lösa bemanningen för de företag som har toppar över jul är att ta hjälp utifrån.

– Extern bemanning kan vara en bra idé, däremot måste det finnas viss del ordinarie personal med spetskompetens inom företaget (eller yrket) på plats vid en högsäsongsperiod, men med det som grund kan Lernia vara ett bra val eftersom vi är en marknadsledande leverantör vad gäller bemanning, säger Annelie Haevaker.

Hon tillägger att det är viktigt att fundera över hur man täcker upp med den extra bemanningen.

– Tänk efter noga var du lägger bemanningen och under vilka tider. Dessa perioder kräver mycket arbete, men det genererar också mycket kostnader i form av ob- och helgtillägg, så kostnaderna har en tendens att springa i väg.

De som ändå måste jobba över jul, hur ska man "muta" dem?

– Om man är rättvis och ser till att alla får en kortare ledighet under själva jullovet så behövs inte några "mutor" för då känner personalen att man gjort vad man kunnat för att alla ska få lite ledigt. Däremot är det alltid uppskattat och väldigt trevligt att lämna en liten julklapp eller äta en jultallrik ihop med sina medarbetare som en årsavslutning, avslutar Annelie Haevaker.

Så fixar du julbemanningen:

  • Se till att alla medarbetare får några dagar ledigt med nära och kära.
  • Försök tillgodose önskemål, men ha verksamhetens bästa i fokus.
  • Var rättvis.
  • Stärk upp med extern bemanning, men tänk över var och när du lägger den.
  • Gör en back-up-plan om någon skulle bli sjuk.