Lean ger organisationen bättre flyt – och ökat kundvärde

Allt fler företag får upp ögonen för Lean. Metoden används flitigt i en rad branscher som industri, bank och finans och offentlig sektor. Men Johan Fallqvist, Lean-expert som jobbat med den japanska förbättringsfilosofin i många år, menar att det passar alla organisationer. Lernia som arbetat med Lean sedan ett drygt halvår ser klara fördelar i det nya arbetssättet


– Skapa goda vanor, eliminera slöseri och arbeta som ett lag där avdelningar samarbetar, då kommer du att förbättra ditt resultat. Med Lean strävar man efter ständig förbättring genom effektivare processer, säger Johan Fallqvist, Lean-expert på Lernia.

De flesta har idag hört talas om Lean, som handlar om att ledning tillsammans med personal tar fram metoder för att utveckla standardiserade processer som bygger på engagemang och delaktighet, vilket i sin tur ska leda till ett bättre resultat och högre kundvärde.

– Ett av de mest kända exemplen är Toyota, som genom att arbeta på det här sättet har blivit världens mest lönsamma företag i sin bransch, säger Johan Fallqvist.

Komma i gång

Standardiserar gör man genom att hitta det bästa sättet att utföra en arbetsuppgift och sedan se till att alla medarbetare gör på samma sätt.

– Låt säga att du har en avdelning med tio personer, då finns det säkert också tio olika sätt att utföra en uppgift. Bland dessa personer är det alltid någon som gör på ett lite mer effektivt sätt, det gäller att identifiera det och komma överens om att nu gör vi alla på det här sättet. Man kan tycka att fem minuter hit eller dit inte spelar så stor roll, men tänk i en organisation med 1 000 anställda, säger Johan Fallqvist.

Genom att hitta den bästa standarden och träna på den höjs lägstanivån i hela organisationen.

– Men det här är känsligt, ”jag är ju van att göra saker på mitt sätt”, det är ofta uppförsbacke i början innan alla medarbetare förstår fördelarna med att göra på det överenskomna sättet.

En nyckelfaktor är att avsätta tid för förändringsarbetet.

– Det gäller att ge förutsättningar för att kunna skapa förändring. Boka in tillfällen veckovis eller månadsvis där medarbetarna får chansen att diskutera vad som kan göras mer effektivt. Verksamheten kanske står still en timme, men fördelarna i längden är större, säger Johan Fallqvist.

En modell som passar alla

Även om Lean startade som ett arbetssätt inom industrin går det att applicera på alla verksamheter.

– Jag får ofta höra att ”det här passar inte oss”, men det fungerar överallt; på kontor, i byggbranschen, till och med i hemmet. En gaffel kan du hitta i första kökslådan i mörkret mitt i natten, men fundera på hur kökslåda nummer två ser ut, det finns förbättringar att göra, eller hur?

Fördelar på många plan

När metoder och arbetssätt väl börjar falla på plats och verksamheten slimmas, det är då fördelarna trillar in.

– Plötsligt blir inte ett plus ett två, utan då kan det bli fem eller sex.

Och förutom en stor ekonomisk vinning menar Johan Fallqvist att medarbetarna också tycker att det är roligare och trivs bättre på jobbet, vilket gör att sjukfrånvaron blir lägre och personalomsättningen minskar.

Undvik fallgroparna

Men han varnar för att se Lean som ett projekt, något som införs, blir klart och sedan avslutas.

– Det precis tvärtom, det här är en resa som aldrig tar slut och man måste ha tålamod, det tar tid att implementera. Är man inte beredd att lägga tid på alla led kommer man inte att lyckas.

Ett annat fel är att utbilda medarbetarna men glömma ledningen.

– Då har man missat poängen, ledningen måste efterfråga förbättringar i stället för att tala om hur man ska göra. Ledningen måste vara ute i organisationen. Man måste få med alla led, Lean ska vara som en röd tråd genom hela kedjan, annars stannar det upp.

Lernia är mitt i Lean-processen

Johan Skoglund, som är chef för shared service center på Lernia, tog i våras initiativet att börja arbeta med Lean på den administrativa avdelningen, som består av 52 personer.

– Målet är att få mer självstyrande grupper som driver på utvecklingen. Tidigare har vi inte riktigt haft förmågan att optimera och effektivisera flöden och processer.

Johan Skoglund är mycket positivt överraskad av effekterna av arbetet.

– Det har gett både mig och gruppen mycket energi och kraft. Om vi kan hitta rätt standardiserade processer och utveckla det så tror jag till exempel att vi kan bli jättebra på fakturaunderlag och rapporter, det skapar en trovärdighet och ett förtroende gentemot kund.

Medarbetarna har delats upp i sex arbetsgrupper och i slutet av oktober ska alla grupperna vara i gång och arbeta på ett nytt sätt. Det handlar om att synliggöra samtliga arbetsuppgifter för gruppen för att gemensamt kunna prioritera. En kort daglig samling vid en styrtavla har införts. Vad står på agendan i dag? Vem har mycket att göra? Vem har mindre? Hur kan vi fördela och tillsammans lösa uppgifterna? Är någon sjuk? Hur täcker laget upp för denna persons frånvaro?

– Det viktiga är att man alltid ska kunna få hjälp, man sitter aldrig ensam. Det här har inneburit att vi måste dela med oss och lära oss varandras uppgifter.

En utmaning har varit att få med alla medarbetare på tåget. Även om de flesta har varit positiva så har det funnits de som varit oroliga.

– Vissa har varit lite bekymrade över att de egna arbetsuppgifterna ska utföras sämre om någon annan ska hjälpa till. Då har vi använt befintliga sårbara moment, vi har till exempel haft en del sjukskrivningar och någon som ska gå på föräldraledighet, då blir det naturligt att prata om överlämning och instruktioner som ska ner på pränt, säger Johan Skoglund.

En annan del av Lean är att rensa ut, sortera och märka upp. Allt på sin plats.

– Vi har städat överallt och slängt massor med gammalt inaktuellt material och möbler som inte används. Vi har gjort inventeringslistor och satt upp rutiner för hur ofta vi ska rensa. Nästa steg är att sortera bland alla dokument på servrarna – det är betydligt svårare, säger Johan Skoglund.

En större utvärdering kommer att genomföras under hösten, men redan nu börjar effekterna synas.

– Gentemot våra kunder är vi snabbare på bollen, vi har bättre koll på läget och levererar på tidtabell i stället för att de måste efterfråga och påminna – i vissa fall kan vi också förekomma och föreslå saker kunderna kan behöva.

Så gör du för att komma i gång med Lean

1. Sortera – ta bokstavligt talat bort allt som är onödigt, släng, sälj och flytta undan det som inte är nödvändigt för verksamheten. 

2. Systematisera – när allt som inte används har slängts är det dags att märka upp och hitta rätt plats för saker. Undvik att bygga in en massa slöseri med gångtid för att hitta rätt sak.

3. Städa – när allt är i ordning är det dags att städa. Det ska vara kliniskt rent.

4. Standardisera – skapa en rutin som gör att vi jobbar på det överenskomna sättet för att få varaktiga förbättringar. 

5. Se till – se till att ordningen hålls.

Offert

Offertförfrågan

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600

Kontakt

Kontakta oss

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600.

Chatt

Chatt

Välkommen att chatta med oss! 

Börja chatta