Frustrerad över mossig IT? Du är inte ensam

Ekonomisystem från 90-talet, otaliga inloggningar och icke-kompatibla program. Krångliga IT-system kostar inte bara företag miljarder varje år – de bidrar också till frustrerade och stressade medarbetare


Vi har gått från bullriga fabriker till ergonomiska kontor och arbetsmiljön har förbättrats drastiskt de senaste årtiondena. Borta är de tunga, farliga jobben, vi har fått en arbetsmiljölag och skyddsombud utses på arbetsplatserna. I stället har en ny typ av utmaning flyttat in i vår arbetsvardag – nämligen IT.

Tekniken innebär enorma möjligheter, som flexiblare arbetsplatser och en effektiviserad vardag. I värsta fall utgör dock IT även ett hinder på arbetsplatsen.

Så många som 78 procent av alla yrkesverksamma använder persondatorer och digitala verktyg i arbetet, enligt Arbetsmiljöverket.

– Väldigt mycket av vårt arbete har flyttat in bakom skärmen. Förr riskerade vi att göra oss illa på häftapparaten, den typen av problem går i hög grad bort numera. Den stora hälsopåverkan i dag handlar om frustration och otillfredsställelse på grund av de digitala verktyg man använder, säger Jonas Söderström, strateg och informationsarkitekt på InUse.

Och vem har inte suttit och väntat på en snurrande symbol när programmet ska spara, filen ska tankas hem eller programmet ska uppdateras? Det här är stress på mikronivå, menar Jonas Söderström.

Foto: Lars Lundqvist

– En annan typ av stress är att du ofta inte har något inflytande över vilket digitalt system du ska arbeta i. Någon på en högre nivå har köpt in det och avtalet löper över flera år. Många gånger är ledning, anställda och arbetsmiljöombud överens om att systemen är undermåliga, men man är inlåst i ett system som kanske hela branschen använder och det blir svårt att byta, vilket kan skapa mycket frustration och ilska, säger han.

Han är noga med att påtala att målet inte är att kasta ut IT, utan att det gäller att hela tiden sträva efter en god digital teknik för att skapa en bra arbetsmiljö för medarbetarna. Och det finns goda exempel – men ofta handlar det om digital teknik vi använder som privatpersoner.

– I dag är man van vid snygga, enkla program som funkar, till exempel Spotify, Gmail och Facebook. Ingen har behövt en manual för att använda Facebook. När man kommer in i arbetslivet möts man av något annat, i värsta fall ekonomirapporteringssystem som ser likadana ut i dag som för 15 år sen, säger Jonas Söderström.

Han tycker inte att lösningen är att folk ska skruva ner förväntningarna. I arbetsmiljölagen finns en paragraf som fastslår att den teknik och de verktyg man använder ska vara i samklang med den tekniska utvecklingen i samhället.

– När paragrafen skrevs en gång i tiden handlade det nog mer om att det inte var okej att utrusta folk med spadar när det finns grävmaskiner. Men det går naturligtvis att tillämpa på dagens arbetsmiljö. Det är inte okej med Windows 95 år 2017.

I längden drabbar en undermålig IT-miljö företagets effektivitet och ekonomi på ett negativt sätt. En rapport från Unionen gjord bland tjänstemän visar att deras arbetstidsförlust på grund av IT-strul uppgick till i genomsnitt 29,5 minuter per tjänsteman och arbetsdag 2015. Kostnaden för detta landar på 14,5 miljarder kronor.

– Man måste förstå att man både får nöjdare medarbetare som är mindre stressade och att man tjänar mer pengar om man har IT-system som fungerar bättre, säger Jonas Söderström.

 

Jonas Söderström tipsar: Så skapar du en bättre digital arbetsmiljö

  1. Utbilda personalen i systemen som används. Utbildning är otroligt underprioriterat. Och inte bara en instruktion om var knapparna sitter, utan ”så här gör jag för att klara min uppgift”. Det kanske dessutom behövs en repetitionsutbildning eller en fortsättningskurs när systemen uppdateras.
  2. Integrera den digitala arbetsmiljön i arbetsmiljöarbetet. Gör digitala arbetsmiljöronder. På samma sätt som att man kollar att man inte klämmer sig eller blir sned i ryggen av sin stol kan man kolla hur IT-systemet funkar. Finns det felaktiga inställningar? Är det sånt som går att åtgärda? Om inte, för vidare till skyddskommittén.
  3. Planera noga vid införandet av nya digitala verktyg. Gör en riskanalys, hur kommer de nya systemen att påverka medarbetarna? Om möjligt använd checklistor för IT-miljöarbetet. Se till att ledning, representanter för IT och arbetsmiljöombud är involverade. Planera införandet till en väl vald tidpunkt när det stör verksamheten så lite som möjligt.

Offert

Offertförfrågan

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600

Kontakt

Kontakta oss

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600.

Chatt

Chatt

Välkommen att chatta med oss! 

Börja chatta