Lär dig rätt kalenderteknik och bli mer effektiv!

Brukar det snabbt bli fullbokat i din kalender? Lugn – effektivitetskonsulten Petra Brask lär dig knepen för en smartare planering och ett bättre jobbflöde hela året om.


– Det första misstaget är att inte se tid som en ändlig resurs. Vi agerar som om vi vore tidsmiljonärer! Vi trycker in massor i vår kalender, samtidigt som vi lämnar fritt spelrum för andra att också göra mötesbokningar, säger effektivitetskonsulten Petra Brask. Hon arbetar med att hjälpa andra att få ordning på balansen mellan dygnets 24 timmar och allt den moderna människan vill få tid till.

– Hjärnan har inte riktigt hängt med i utvecklingen av våra komplexa liv, därför kan vi behöva hjälpa den att sålla bland allt som väller in. Struktur hjälper oss att säga ja och nej till rätt saker, säger Petra Brask.

Gör en tidsbudget

Ett första steg för att få ordning på livet – såväl jobbmässigt som privat – är att göra en tidsbudget, menar hon. Skriv ner vilka mål och förväntningar som finns på dig och när det är klart blir det lättare att strukturerat avsätta tid i kalendern för att uppnå dessa. Som chef vet du redan i januari att utvecklingssamtal kommer att komma och därför är det smart att boka in flera månader i förväg, med vettiga tidsmarginaler till andra återkommande aktiviteter som till exempel konferenser eller budgetarbete.

– Det är svårt att vara tidsrealist och att säga nej. Har du då inte markerat i kalendern för uppgifter du måste göra, är det lätt att säga ja till möten du egentligen inte hinner med, bara för att det ser tomt ut i kalendern.

Se till att du är först på plats i din kalender, säger Petra Brask. Det är ett råd som är extra värdefullt för chefer, som har många som vill vara med och lägga beslag på arbetstiden, menar hon.

– Jag möter ofta människor som säger saker som ”vår bransch är unik, det går inte att planera som du säger”. Sedan sätter vi oss med kalendern och vips finns det massor av aktiviteter att planera in långt i förväg. Låt inte en deadline komma som en överraskning. Flaggar du inte för starttiden i en aktivitet, blir sluttiden din starttid.

5 tips för en effektivare kalenderhantering:

1. Börja med en årsplan. Fundera över vad som tillför mest värde i din kalender, både i form av jobb och privatliv. Blocka av tid för både återkommande, jobbrelaterade aktiviteter och tid för återhämtning, till exempel träning eller resor.

2. Rulla fyra veckor i taget. Det är bara att inse faktum: nästa vecka är alltid fulltecknad. Men med ett längre perspektiv behöver du inte få hjärtat i halsgropen för att kalendern ser smockfull ut. Genom att ta som vana att varje fredag stämma av både nästa vecka och de tre nästkommande veckorna, får du en bättre överblick som hjälper till att sänka stressen.

3. Morgonstund har guld i mun. Många gör misstaget att börja dagen med att besvara mejl, vilket kan kännas som att man kommer någon vart. Sluta, det är slöseri med hjärnkraft. Under natten har hjärnan, likt en bibliotekarie, sorterat undan gårdagens händelser i rätt fack och är redo att hantera arbetsuppgifter som kräver koncentration. Möten och mejl gör sig ofta bättre på eftermiddagen.

4. Inför flyttregler. Bestäm dig för att en aktivitet i din kalender bara får flyttas två gånger. Har du inte genomfört den efter två flyttar betyder det att uppgiften inte är viktig nog att göras och ska därför strykas. Är den viktig mår du bra av att faktiskt beta av uppgiften ,och inte bara låta den sväva vidare i kalendern som en osalig ande vecka efter vecka.

5. Ta tekniken till hjälp. Använd kalendern i telefonen och se till att både helgdagar och veckonummer är aktiverade. Färgkoda gärna olika aktiviteter för bättre överblick och koppla kalendern till en att-göra-lista. Använd gärna påminnelser, men inte till allt.

Offert

Offertförfrågan

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600

Kontakt

Kontakta oss

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600.

Chatt

Chatt

Välkommen att chatta med oss! 

Börja chatta