Aktivitetsbaserade kontor – hiss eller diss?

En omdebatterad kontorstrend är aktivitetsbaserade kontor där du väljer plats efter vilken typ av uppgift du har framför dig. Loungekänsla, kafémiljö och ökad trivsel brukar listas som attraktivt med konceptet. Men hur fungerar det egentligen?


I aktivitetsbaserade kontor har medarbetarna inte några fasta arbetsplatser, istället väljer man rum och plats utifrån det man för tillfället arbetar med. Skrivborden är färre än de anställda och istället finns andra typer av platser som mötesrum, tysta avdelningar och lounger att arbeta i. 

Än så länge har inte mycket forskning gjorts på den här typen av arbetsmiljö, vilka effekter det får på prestation, effektivitet och hälsa. Intresset är dock stort och flera företag och organisationer vill testa konceptet.

Helena Jahncke, arbetsmiljöforskare vid Högskolan i Gävle, leder just nu ett forskningsprojekt där hennes team följer Trafikverket som nyligen övergått till aktivitetsbaserade kontor på flera håll i landet.

– Det handlar om att utforma kontoren efter medarbetarnas behov. Det vi överlag vet är att det är väldigt viktigt att det finns platser att välja mellan som är anpassade utifrån de uppgifter som ska utföras och att det ska finnas möjlighet att sitta och jobba i lugn och ro, säger Helena Jahncke. 

Trots att det skrivs mycket om den här typen av nya kontorsmiljöer arbetar hittills bara 4 procent av svenskarna i aktivitetsbaserade arbetslandskap, enligt en rapport från omvärldsbevakningsföretaget Kairos future.

Ökad trivsel

Fördelarna som ofta nämns i samband med aktivitetsbaserade kontor är bland annat ökad trivsel, kreativitet och kunskapsöverföring eftersom man möter sina kollegor oftare och i flera olika situationer.

– Man vill ha en flexibilitet i användningen av lokalerna och stimulera till fysisk aktivitet. Det är bra om man rör på sig i sin arbetsdag och en av de hypoteser som vi undersöker är om den här utformningen av kontor gör att medarbetarna blir mer aktiva och växlar mellan olika arbetsytor. Det är också bra att man nyttjar alla rum så att kontorsplatser inte står tomma, säger Helena Jahncke.

Mindre trygghet

Det som i stället kan finnas på minussidan handlar om svårigheten att hitta en plats där det går att koncentrera sig och att medarbetarna saknar möjligheten att ha en egen arbetsplats med personliga saker. Det är också en stor omställning för många att arbeta elektroniskt istället för på papper, vilket ofta är en förutsättning för att aktivitetsbaserade kontor ska fungera.

– Mycket handlar om ifall mina behov tillfredsställs utifrån mina arbetsuppgifters innehåll. Hur är kontoret dimensionerat? Finns det tillgängliga platser i den yta som jag hade tänkt mig? Är det så att jag måste åka till kontoret tidigt och sedan hålla krampaktigt fast vid min plats hela dagen? säger Helena Jahncke.

Introduktionen är A och O

Helena Jahncke kan inte nog påtala vikten av en bra introduktion för medarbetarna.

– Hur man introducerar det nya arbetssättet får stor betydelse för resultatet. Medarbetarna måste få en förståelse för varför förändringen görs och att det nya arbetssättet också innebär förändringar i hur arbetsmiljön är utformad. Vi håller nu på att sammanställa resultaten från Trafikverket för att se hur prestation, fysisk aktivitet, hälsa och välbefinnande har påverkats av bytet till aktivitetsbaserade kontor. Förhoppningen är att det här även ska kunna vägleda andra, avslutar hon.

Malmö högskola gör om för att göra rätt

Ett av de mer uppmärksammade exemplen som inte riktigt nått i mål är Malmö högskolas profilbyggnad Niagara som stod klar för inflytt i slutet av 2015. För att spara golvyta och pengar valde högskolan att införa öppna kontorslandskap utan fasta arbetsplatser. Sydsvenskan rapporterar att andelen medarbetare som jobbar hemifrån har ökat sedan de nya kontoren invigdes. Forskarna vid högskolan är missnöjda med att det inte finns tillräckligt med plats för böcker och pärmar och heller inget naturligt utrymme för handledning eller möten med studenterna. Flera har också uppgett att det är svårt att koncentrera sig när det finns få platser för ostört arbete. Nu, två år senare, ska lokalerna byggas om för att tillgodose personalens behov bättre.

Mer spontanitet hos Vasakronan

Några som däremot fått det aktivitetsbaserade kontoret att fungera är Vasakronan. Sedan fastighetsbolaget 2012 flyttade till nya lokaler på Mäster Samuelsgatan i Stockholm har inga medarbetare fasta platser. Istället finns olika typer av platser som motsvarar medarbetarnas olika behov och Vasakronan menar att detta lett till fler spontana möten. Istället för reception finns en servicedesk med IT-support och receptionister som även är utbildade baristor ”för trivseln”.

 

Detta krävs för ett fungerande aktivitetsbaserat kontor

1. Låt medarbetarna tidigt vara delaktiga i förändringsprocessen. Vad behövs/saknas i deras arbetsdag?

2. Börja i god tid, minst ett år före flytten eller ombyggnationen.

3. Utgå från verksamhetens och medarbetarnas behov, därefter kommer utformningen av lokalerna.

4. Ta del av andras erfarenhet, gör studiebesök hos organisationer/företag som sitter i den här typen av kontor.

5. Se till att det finns utrymme för att förändra, att det finns möjlighet att utvärdera och justera

Offert

Offertförfrågan

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600

Kontakt

Kontakta oss

Kontakta oss nedan eller ring 0771-650 600.

Chatt

Chatt

Välkommen att chatta med oss! 

Börja chatta